PRÉ-ENREGISTREMENT

Généralités

Le module facultatif Pré-enregistrement n'est que l'un des Building Blocks Réception de Teleportel. Cette application peut soit être utilisée de manière indépendante, soit être intégrée aux autres Building Blocks. Le but de l'application Pré-enregistrement est d'identifier les visiteurs à l'avance et d'autoriser une personne déterminée à accéder aux locaux. Cette application vise avant tout la Sécurité, et dans une moindre mesure Hospitality. Ce n'est pas un système de gestion d'agenda, et du reste, aucune intégration avec les applications Agenda ou E-mail n'est prévue.

Fonctionnement

L'hôte envoie (par e-mail) un lien au visiteur, via lequel celui-ci peut s'enregistrer avant sa venue. Ce lien, l'hôte doit le copier/coller dans l'e-mail d'invitation. Il est également conseillé d'inclure ce lien sur le site Internet (par ex. www.yourcompany/preregistration) et/ou dans la « Signature » de l'e-mail. Cette dernière solution est la plus recommandée, afin que personne ne doive jamais chercher où se trouve ce lien ou songer à ne pas oublier de l'envoyer avec l'invitation.

Dès que l'invité a introduit sa demande, l'hôte reçoit un e-mail lui demandant si cette visite est autorisée ou non. S'il autorise la visite, l'hôte doit cliquer sur le bouton « Autorisation » figurant dans l'e-mail. Voici à quoi ressemble cet e-mail :

< nom > de la société < entreprise > s'est enregistré et demande un code d'accès.

OK ENVOYER CODE ou NE PAS ENVOYER DE CODE

En cas de non-autorisation, un e-mail est envoyé au visiteur, lui demandant de reprendre contact avec l'hôte pour convenir d'un rendez-vous.

En cas d'autorisation, le visiteur reçoit un e-mail contenant les informations requises pour sa visite. C'est vous qui déterminez le contenu de cet e-mail. Il peut par exemple indiquer l'itinéraire, les possibilités de parking, les transports en commun, les mesures sanitaires (pandémie), etc. Cet e-mail peut également inclure un code PIN ou un code QR. Dans ce cas, à son arrivée à la réception, le visiteur peut saisir ce code PIN (écran tactile) ou scanner le code QR au kiosque de réception.

À son arrivée au kiosque de réception, le visiteur peut scanner le code (en cas de code QR) ou introduire le code PIN. Dans les deux cas, cela enclenche automatiquement une série d'opérations. En fonction des processus et applications que vous avez choisis, les opérations suivantes sont automatiquement effectuées : enregistrement (dans le registre des visiteurs), notification à l'hôte (par e-mail et/ou SMS), ouverture de la porte, impression/délivrance d'un badge, affichage à l'écran d'instructions pour le visiteur (par ex. Prenez place dans la salle d'attente, Vous pouvez vous servir un café à la machine à café qui se trouve à tel endroit, etc.). Cette procédure est réalisée sur mesure, afin d'optimiser au maximum le sentiment d'accueil offert à vos visiteurs.

À son départ, le visiteur peut scanner le même code QR pour signaler qu'il quitte les lieux. Si vous le voulez, cette opération peut être reliée à l'ouverture de portes, d'une barrière, etc.