Algemeen

Voor het beheer van het systeem en voor de rapportage, wordt de optionele module 'The Manager' beschikbaar gemaakt.

Alle events en activiteiten worden gelogged en geregistreerd in de cloud data-base. Het systeem laat u toe om deze data ('raw data') in .csv formaat te downloaden en te importeren in uw rekenblad (Excel). Op die manier kunt u zelf tabellen, grafieken, overzichten genereren, precies op de manier zoals u die verwacht.

In de database van de cloud-manager (toegankelijk via 'The Manager') worden de namen, email adressen, GSM nummers en timestamps opgeslagen en verwerkt.

Toepassingen

The 'Manager' wordt ingezet voor volgende toepassingen:

• Het – op regelmatige tijdstippen en/of automatisch - uploaden van de data van de medewerkers (indien u opteert voor de service 'notificatie' per email en/of SMS)
• Het downloaden van de .csv data (import in uw rekenblad). Deze data kan dan door uzelf worden omgezet in verschillende rapporten :
  • Statistische overzichten (aantal bezoekers en tijdstippen, wachttijden, tevredenheidsmetingen van de bezoekers, enz..). Dit is handige informatie om de doelmatigheid van de receptie-toepassing en van de bezoekerstevredenheid op continue wijze te verbeteren.
  • Track-and-Trace lijsten (vb van de afgelopen week) : welke bezoekers kwamen in contact met welke medewerkers op welke tijdstippen.
  • Firelist : welke bezoeker is langs de receptie gekomen (en wie heeft zich nog niet uitgeschreven). Dit wordt de 'firelist' genoemd omdat deze lijst – in geval van brand – kan worden overgemaakt aan de brandweer. We onderlijnen wel dat deze lijst maar zal correct zijn als iédereen zich daadwerkelijk in- en uitschrijft (bij aankomst en vertrek). Indien deze registratie niét geïntegreerd is met de toeangscontrole (vb deuren / speedgates), dan is het niet realistisch om te verwachten dat deze lijst steeds voor 100% up-to-date en accuraat zal zijn.

Cybersecurity - GDPR

De toegang tot deze toepassing is paswoord beveiligd. Er zijn maar een beperkt aantal mensen die toegang krijgen. De Teleportel standaard aanbeveling is om toegang énkel toe te laten van uit de 'trust-zone'. Dat betekent van op een vooraf bekend, vast, publiek IP adres of range (dat wordt 'gewhitelist'). De server zal dan énkel toegang van op dàt IP adres of die range. Indien het inzetten van een vast publiek IP adres evenwel niet mogelijk is, dan stellen we 2FA (twee-staps authenticatie) voor. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van het SAML protocol (ADFS) voor het inloggen (en wachtwoordcontrole).

De persoonsgebonden gegevens (naam, email en GSM nummer) worden gedurende 14 dagen bijgehouden in de cloud server. Indien u de gegevens langer wenst bij te houden, dan worden met uw IT afdeling de nodige afspraken gemaakt opdat de data op regelmatige tijdstippen naar een server - onder uw eigen beheer- worden overgezet, alvorens te wissen. Op die manier kunt u ook – nà maanden en jaren – nog rapporten aanmaken met namen van bezoekers.