De optionele Pre-registratie-module is slechts één van de Teleportel Receptie Building Blocks. Deze toepassing kan 'stand alone' worden gebruikt maar kan ook worden geïntegreerd met de andere building blocks. Deze voor-registratie toepassing is er op gericht om bezoekers op voorhand te identificeren en toe te laten om een bepaald persoon te bezoeken. Deze toepassing is vooral gericht op Veiligheid en niet zozeer op Hospitality. Dit is géén agenda beheersysteem. Er is ook géén integratie met Agenda of email toepassingen.
De Gastheer stuurt de Gast – d.m.v. een email - een link door waar de Gast zich kan registreren, voor het bezoek. Deze link dient de Gastheer zelf te copy-pasten in de uitnodigingsemail. Het is ook aanbevolen om deze link op te nemen op de website (vb www.yourcompany/preregistration) en/of om deze link in de 'Signature' van de email op te nemen. Dit laatste is het meest aanbevolen zodat nooit iemand moet zoeken waar de link zich bevindt of er moet aan denken die mee te sturen met de uitnodiging.
Zodra de Gast de aanvraag heeft ingediend, ontvangt de Gastheer een email met de vraag of het bezoek is goedgekeurd of niet. Indien wordt ingestemd met het bezoek, dan kan de Gastheer op de 'accoord' knop drukken in de email. Die mail ziet er zo uit:
< naam > van < bedrijf > heeft zich ingeschreven en verzoekt een toegangscode.
OK STUUR CODE of STUUR GEEN CODE
Bij niet-accoord, wordt een mail gestuurd met de vraag om terug contact op te nemen met de gastheer voor het maken van een afspraak.
Bij accoord, ontvangt de Gast een email met de bezoek informatie. De inhoud van deze mail wordt door u zelf bepaald. Daar kan zijn : route-omschrijving, parkeermogelijkheid, mogelijkheden, openbaar vervoer, sanitaire maatregelen (vb pandemie), enz..worden in opgenomen. In die mail kan ook een PIN code of een QR code worden opgenomen. Bij aankomst in de receptie, kan de Gast – op de Receptiekiosk - deze PIN code inbrengen (aanraakscherm) of de QR code scannen.
Bij aankomst aan de receptie-kiosk, kan de gast de code scannen (indien wordt gewerkt met een QR code) of kan de gast een PIN code ingeven. In beide gevallen, gebeuren dan een aantal zaken automatisch. Afhankelijk van de door u gekozen processen en toepassingen, zal/kan het volgende automatisch gebeuren : registratie (in het bezoekersregister), notificatie van de gastheer (d.m.v. email en/of SMS), openen deur, afdrukken / uitgeven badge, instructies op het scherm van wat nu van de bezoeker verwacht wordt (vb. Neem plaats in de wachtzaal, u kunt gebruik maken van het koffie-apparaat die zich daar bevindt, enz..). Dit proces wordt op maat gemaakt om de ervaring van gastvrijheid van uw bezoeker zo optimaal mogelijk te maken.
Bij vertrek, kan de gast dezelfde QR code scannen om zich af te melden. Indien gewenst kan deze actie worden gekoppeld aan openen deuren, speedgates, slagboom enz..