Généralités

Le module « The Manager » est mis à disposition en vue de gérer le système et de générer des rapports.

L'ensemble des événements et activités sont enregistrés et journalisés dans la base de données stockée dans le cloud. Grâce à ce système, vous pouvez télécharger les données (« raw data ») au format .csv et les importer dans une feuille de calcul Excel. De la sorte, vous créez des tableaux, graphiques, vues d'ensemble, etc. exactement tels que vous les voulez.

Les noms, adresses e-mail, numéros de GSM et horodatages sont sauvegardés et traités dans la base de données du cloud manager (accessible via « The Manager »).

Applications

The Manager » sert aux opérations suivantes :

• le chargement - automatique et/ou à intervalles réguliers - des données de vos collaborateurs (si vous optez pour le service de notification par e-mail et/ou SMS) ;
• le téléchargement des données au format .csv (pour importation dans une feuille de calcul). Vous pouvez convertir ces données pour générer divers rapports :
  • Relevés statistiques (nombre de visiteurs et durée du séjour, temps d'attente, degré de satisfaction des visiteurs, etc.) Il s'agit d'informations utiles pour améliorer en continu l'efficacité de l'application de réception et la satisfaction client.
  • Listes Track-and-Trace (par ex. de la semaine précédente) : quels visiteurs ont été en contact avec quels collaborateurs à quel moment..
  • Firelist : quels visiteurs se sont présentés à la réception (et lesquels n'ont pas encore signalé leur départ). Cette liste est appelée « firelist » parce que c'est celle à transmettre aux pompiers en cas d'incendie. Soulignons toutefois que cette liste est uniquement correcte si chacun s'enregistre et se désinscrit effectivement à son arrivée et à son départ. Si l'enregistrement n'est pas relié au contrôle d'accès (portes ou barrières, par ex.), il n'est pas réaliste de croire que cette liste sera toujours exacte et à jour à 100 %.

Cybersécurité - RGPD

L'accès à cette application est protégé par un mot de passe. Seul un nombre limité de personnes ne se verront accorder cet accès. De manière générale, Teleportel conseille de n'octroyer l'accès qu'à partir d'une « trust zone », c'est-à-dire d'une adresse ou plage d'adresses IP fixe, connue au préalable et publique (figurant sur « liste blanche »). Le serveur peut être configuré pour n'accorder l'accès qu'à partir de cette adresse ou plage d'adresses IP. Cependant, s'il est impossible de paramétrer une adresse IP publique fixe, nous suggérons le 2FA (authentification en deux étapes). On peut également recourir au protocole SAML (ADFS) pour la connexion (et le contrôle du mot de passe).

Les données à caractère personnel (nom, adresse e-mail et numéro de GSM) sont conservées 14 jours dans le serveur en cloud. Si vous désirez conserver ces données plus longtemps, il faut prendre les arrangements nécessaires avec votre département informatique pour que les données soient transférées à intervalles réguliers vers un serveur - en gestion propre - avant d'être effacées. Cela vous permettra de reprendre le nom de vos visiteurs dans vos rapports des mois, voire des années durant.