Receptionists | Teleportel
De receptionist kan van elke locatie opereren. De ‘idle’ time (leeglooptijd) van de receptionist wordt geneutraliseerd en de beschikbare mankracht kan optimaal over verschillende locaties worden ingezet. Bovendien verbindt het systeem – d.m.v. een intelligente, dynamische routing -de bezoeker steeds met de juiste receptionist (vb. op basis van talenkennis of andere criteria.).
Receptionisten op afstand voor meerdere locaties
Met een receptionist op afstand kunnen organisaties bezoekers op verschillende locaties persoonlijk ontvangen, terwijl beschikbare receptiecapaciteit efficiënter over meerdere onthaalpunten wordt verdeeld.
- Receptionist op Afstand Een receptionist kan bezoekers helpen zonder permanent fysiek aanwezig te zijn op de locatie waar de bezoeker zich bevindt.
- Meerdere Onthaalpunten Beschikbare receptiecapaciteit kan worden ingezet voor verschillende kantoren, vestigingen, ingangen of andere ontvangstpunten.
- Dynamische Routing Bezoekers kunnen automatisch worden doorgeschakeld naar een beschikbare receptionist die aansluit bij vooraf bepaalde criteria.
- Routing op Talenkennis Wanneer meerdere receptionisten beschikbaar zijn, kan talenkennis een criterium zijn om een bezoeker met een geschikte medewerker te verbinden.
- Minder Leeglooptijd Receptionisten kunnen tijdens rustige momenten beschikbaar blijven voor andere locaties in plaats van uitsluitend op één onthaalpunt te wachten.
- Centrale Receptie Organisaties kunnen receptietaken centraal organiseren en bezoekers van verschillende locaties vanuit één receptieomgeving ondersteunen.
- Persoonlijk Bezoekerscontact Ondanks de fysieke afstand blijft persoonlijke ondersteuning door een echte receptionist mogelijk wanneer een bezoeker hulp nodig heeft.
- Flexibele Receptiecapaciteit Receptiepersoneel kan flexibeler worden ingezet wanneer bezoekersstromen verschillen per locatie of gedurende de dag veranderen.
Hoe werkt een receptionist op afstand?
Bij receptie op afstand bevindt de receptionist zich niet noodzakelijk op dezelfde fysieke locatie als de bezoeker. De medewerker kan vanuit een andere vestiging, een centrale receptie of een andere geschikte werkplek ondersteuning bieden aan het onthaalpunt.
Hierdoor kan persoonlijk bezoekerscontact beschikbaar blijven op locaties waar een permanent bemande receptiebalie niet noodzakelijk of efficiënt is.
Eén receptionist voor meerdere recepties
Wanneer verschillende locaties afzonderlijk worden bemand, kunnen er momenten ontstaan waarop een receptionist weinig of geen bezoekers ontvangt. Door receptiecapaciteit over meerdere onthaalpunten te verdelen, kan dezelfde beschikbare mankracht flexibeler worden ingezet.
Een receptionist kan zo bezoekers van verschillende kantoren, gebouwen of ingangen ondersteunen. Dit kan vooral interessant zijn voor organisaties met meerdere vestigingen of locaties met wisselende bezoekersstromen.
Intelligente en dynamische routing van bezoekers
Dynamische routing maakt het mogelijk om een bezoeker niet uitsluitend naar één vaste receptionist te sturen. Het systeem kan bepalen welke medewerker beschikbaar en geschikt is om de oproep of het bezoekerscontact te behandelen.
Criteria kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op talenkennis of andere relevante vaardigheden. Hierdoor kan bezoekersroutering worden afgestemd op de beschikbare medewerkers en op de behoeften van de bezoeker.
Meertalige virtuele receptie
Voor internationale organisaties kan taal een belangrijke rol spelen bij bezoekersontvangst. Wanneer receptionisten verschillende talen spreken, kan intelligente routing helpen om een bezoeker met een geschikte medewerker te verbinden.
Dit maakt een centrale of virtuele receptie interessant voor bedrijven met internationale bezoekers, meerdere Europese locaties of vestigingen waar niet altijd een receptionist met de vereiste talenkennis aanwezig is.
Receptiecapaciteit efficiënter inzetten
Een traditionele receptiebalie vereist vaak aanwezigheid, ook wanneer er tijdelijk geen bezoekers zijn. Bij een gedeelde receptieomgeving kan beschikbare tijd worden benut om bezoekers van andere locaties te ondersteunen.
Zo kan een organisatie de inzet van receptionisten beter afstemmen op de daadwerkelijke bezoekersstromen, terwijl bezoekers nog steeds toegang hebben tot persoonlijke assistentie wanneer zij die nodig hebben.
Remote reception voor kantoren en vestigingen
Receptie op afstand kan worden toegepast bij hoofdkantoren, kleinere vestigingen, bedrijfsgebouwen, servicepunten en andere locaties waar bezoekers worden ontvangen. Vooral bij meerdere locaties kan een centrale aanpak helpen om het onthaal consistenter te organiseren.
Digitale receptietechnologie en persoonlijke ondersteuning hoeven elkaar daarbij niet te vervangen. Automatische bezoekersprocessen kunnen worden gecombineerd met een echte receptionist die beschikbaar wordt wanneer menselijke ondersteuning gewenst is.
Met receptionisten op afstand, intelligente dynamische routing en een centrale receptieomgeving kunnen organisaties beschikbare receptiecapaciteit over meerdere locaties verdelen. Bezoekers kunnen worden verbonden met een beschikbare en geschikte receptionist, bijvoorbeeld op basis van talenkennis, terwijl persoonlijk onthaal mogelijk blijft zonder op ieder ontvangstpunt permanent een afzonderlijke receptionist te plaatsen.