Virtuele Receptie / Digitale Receptie | Teleportel
Deze flexibiliteit laat u toe om uw productiviteit te verhogen door gebruik te maken van een receptionist die énkel en uitsluitend aanwezig is aan de receptie, op het ogenblik dat zich een gast aanbiedt. Maar als er géén gast in de buurt is, dan is er ook geen receptionist. De ‘idle’ time (leeglooptijd) wordt daardoor volledig geneutraliseerd waarbij de beschikbare mankracht optimaal over verschillende locaties wordt ingezet. Bovendien laat het systeem toe om de oproepen via een intelligente, dynamische routing steeds met de juiste receptionist te verbinden. Dat kan vb. zijn op basis van taalkennis of andere kennis.
Virtuele receptie en digitale receptie voor flexibel onthaal
Een virtuele receptie maakt het mogelijk om bezoekers persoonlijk te ontvangen wanneer dat nodig is, terwijl receptiecapaciteit flexibel over verschillende locaties en onthaalpunten kan worden ingezet.
- Virtuele Receptie Geef bezoekers toegang tot persoonlijke receptieondersteuning zonder dat op iedere locatie permanent een receptionist aanwezig hoeft te zijn.
- Digitale Receptie Digitaliseer het onthaalproces en combineer geautomatiseerde receptiefuncties met ondersteuning door een echte medewerker wanneer dat nodig is.
- Receptionist op Afstand Een receptionist kan bezoekers ontvangen en ondersteunen vanuit een andere vestiging, centrale receptie of externe locatie.
- Meerdere Locaties Beschikbare receptiecapaciteit kan worden verdeeld over verschillende kantoren, gebouwen, ingangen en andere ontvangstpunten.
- Dynamische Routing Oproepen en bezoekerscontacten kunnen automatisch worden doorgestuurd naar een beschikbare en geschikte receptionist.
- Routing op Taalkennis Bezoekers kunnen worden verbonden met een receptionist op basis van talenkennis of andere relevante vaardigheden en criteria.
- Minder Leeglooptijd Receptiepersoneel hoeft niet op één locatie te wachten wanneer er geen bezoekers zijn en kan flexibeler worden ingezet.
- Persoonlijk Onthaal Automatisering kan worden gecombineerd met menselijk contact zodat bezoekers persoonlijke ondersteuning krijgen wanneer zij die nodig hebben.
Wat is een virtuele receptie?
Een virtuele receptie is een receptieconcept waarbij een receptionist niet noodzakelijk permanent op dezelfde fysieke locatie aanwezig is als de bezoeker. Digitale technologie maakt het mogelijk om bezoekers te ontvangen, te begeleiden en indien nodig rechtstreeks met een receptionist of medewerker te verbinden.
Hierdoor kan persoonlijk onthaal beschikbaar blijven op locaties waar een permanent bemande receptiebalie niet noodzakelijk of efficiënt is.
Wat is een digitale receptie?
Een digitale receptie gebruikt technologie om onderdelen van het traditionele receptieproces te digitaliseren. Een bezoeker kan bijvoorbeeld via een digitale interface een ontvangstproces starten, een contactpersoon zoeken of ondersteuning aanvragen.
De digitale receptie kan volledig geautomatiseerde stappen combineren met persoonlijk contact. Wanneer menselijke ondersteuning nodig is, kan een receptionist op afstand beschikbaar worden gemaakt.
Receptionist beschikbaar wanneer een bezoeker arriveert
Bij een traditionele receptie is een receptionist vaak gedurende vaste uren aanwezig, ongeacht het aantal bezoekers. Een virtuele receptie maakt een flexibeler model mogelijk waarbij receptieondersteuning beschikbaar wordt wanneer een bezoeker daadwerkelijk hulp nodig heeft.
Hierdoor kan beschikbare mankracht beter worden afgestemd op de werkelijke bezoekersstromen, vooral bij locaties waar het aantal bezoekers gedurende de dag sterk varieert.
Eén receptieteam voor meerdere locaties
Organisaties met verschillende kantoren, vestigingen of gebouwen kunnen receptiecapaciteit centraal organiseren. In plaats van op ieder onthaalpunt permanent afzonderlijke receptiecapaciteit te voorzien, kunnen beschikbare receptionisten bezoekers van meerdere locaties ondersteunen.
Dit kan vooral interessant zijn voor organisaties met kleinere vestigingen, wisselende bezoekersstromen of locaties waar slechts op bepaalde momenten persoonlijke receptieondersteuning nodig is.
Intelligente dynamische routing naar de juiste receptionist
Dynamische routing zorgt ervoor dat een bezoekersoproep niet noodzakelijk naar één vaste medewerker wordt gestuurd. Het systeem kan rekening houden met welke receptionist beschikbaar is en welke medewerker geschikt is voor het betreffende contact.
Daardoor kan receptiecapaciteit flexibeler worden verdeeld en kan een bezoeker sneller worden verbonden met een geschikte receptionist of medewerker.
Meertalige receptie en routing op taalkennis
Voor bedrijven met internationale bezoekers kan talenkennis een belangrijk onderdeel van het onthaal zijn. Wanneer verschillende receptionisten verschillende talen spreken, kan taalkennis worden gebruikt als criterium voor de routing van een bezoekerscontact.
Een bezoeker kan zo worden verbonden met een medewerker die een geschikte taal spreekt, ook wanneer die medewerker zich op een andere locatie bevindt.
Minder idle time aan de receptie
Op locaties met onregelmatige bezoekersstromen kan een fysieke receptionist een aanzienlijk deel van de dag wachten op de volgende bezoeker. Bij een virtuele of digitale receptie kan die beschikbare tijd flexibeler over meerdere taken of locaties worden verdeeld.
Zodra een bezoeker ondersteuning nodig heeft, kan de beschikbare receptionist het contact behandelen. Wanneer er geen bezoekers zijn, hoeft dezelfde capaciteit niet uitsluitend voor één receptiebalie gereserveerd te blijven.
Digitale receptie combineren met bezoekersregistratie
Een digitale receptie kan onderdeel zijn van een breder bezoekersproces. Afhankelijk van de gekozen inrichting kunnen bezoekers zich registreren, informatie invoeren, een medewerker selecteren of andere stappen van het ontvangstproces uitvoeren.
Zo kunnen digitale bezoekersregistratie, receptie op afstand en persoonlijk bezoekerscontact binnen één ontvangstproces worden gecombineerd.
Virtuele receptie voor kantoren en bedrijfsgebouwen
Virtuele receptie kan worden toegepast in kantoren, bedrijfsgebouwen, kleinere vestigingen, servicepunten en andere locaties waar bezoekers professioneel moeten worden ontvangen zonder dat permanent een afzonderlijke receptionist aanwezig hoeft te zijn.
Voor organisaties met meerdere locaties kan een centraal receptiemodel helpen om het bezoekersproces consistenter te organiseren en beschikbare receptiecapaciteit efficiënter in te zetten.
Een virtuele receptie of digitale receptie maakt het mogelijk om receptiecapaciteit flexibel in te zetten op het moment dat een bezoeker ondersteuning nodig heeft. Door receptie op afstand te combineren met intelligente dynamische routing kunnen bezoekers van meerdere locaties worden verbonden met een beschikbare en geschikte receptionist, bijvoorbeeld op basis van taalkennis of andere relevante vaardigheden.