Logiciel d’enregistrement numérique des visiteurs | Teleportel

Qu’est-ce que Teleportel ?

Teleportel est également un système de réception numérique qui permet aux organisations d’enregistrer, d’accueillir et d’assister les visiteurs sans qu’un réceptionniste doive être présent en permanence sur chaque site. Les visiteurs s’enregistrent numériquement et peuvent, lorsqu’une assistance personnalisée est nécessaire, entrer en contact par vidéo en direct avec un réceptionniste à distance.

Teleportel combine ainsi l’enregistrement numérique des visiteurs, la vidéo en direct, l’assistance par IA et les services de réception à distance au sein d’une seule solution.

Enregistrement des visiteurs avec assistance vidéo en direct

Pour les organisations qui ont besoin de plus qu’un simple enregistrement numérique, Teleportel propose l’enregistrement des visiteurs avec assistance vidéo en direct.

Un visiteur peut s’enregistrer numériquement et, si nécessaire, être immédiatement assisté personnellement par un réceptionniste à distance. L’interaction humaine reste ainsi possible, même lorsqu’aucun réceptionniste permanent n’est présent sur le site.

Cela rend Teleportel adapté aux organisations qui souhaitent centraliser leur réception ou prendre en charge plusieurs sites à partir d’un seul environnement de réception.

Enregistrement évolutif des visiteurs pour plusieurs sites

Teleportel a été développé pour un accueil numérique évolutif et peut être déployé sur un seul site ou au sein d’organisations disposant de plusieurs implantations.

Les organisations peuvent ainsi centraliser les processus d’accueil des visiteurs et n’ont pas besoin d’organiser la même présence traditionnelle à la réception pour chaque site.

Cela est particulièrement pertinent pour :

• Plusieurs implantations Les organisations disposant de plusieurs bureaux ou implantations.
• Nombre de visiteurs variable Les sites dont le nombre de visiteurs varie selon les périodes.
• Accueil sans présence permanente Les bâtiments où aucun réceptionniste n’est présent en permanence.
• Réception centralisée Les organisations qui souhaitent centraliser le travail de réception.
• Accueil hybride Les entreprises qui souhaitent combiner l’enregistrement numérique avec un accueil personnalisé à distance.

Enregistrement des visiteurs avec fonctionnalités d’IA

Teleportel combine l’enregistrement numérique des visiteurs avec des fonctionnalités d’IA afin d’automatiser certaines parties du processus d’accueil et d’orienter efficacement les visiteurs vers les bonnes informations ou la bonne assistance.

Lorsqu’une assistance humaine est nécessaire, l’accueil numérique peut être complété par un contact en direct avec un réceptionniste.

Une organisation n’a ainsi pas à choisir exclusivement entre une automatisation complète et une réception traditionnelle : l’assistance numérique et humaine peut être combinée au sein d’un même processus d’accueil.

Intégration avec le contrôle d’accès et les systèmes existants

Un système de réception numérique fonctionne de manière optimale lorsque l’enregistrement des visiteurs fait partie de l’infrastructure existante d’un bâtiment ou d’une organisation.

Teleportel peut être utilisé dans un environnement de réception où l’enregistrement des visiteurs est combiné au contrôle d’accès et à d’autres systèmes pertinents.

Lors de la configuration, il convient notamment de prendre en compte :

• Contrôle d’accès Connexion avec l’infrastructure de contrôle d’accès existante.
• Communication et notifications Intégration des communications liées à l’arrivée des visiteurs.
• Agenda et réservation Prise en compte des processus d’agenda et de réservation.
• Matériel de réception Intégration avec le matériel de réception existant.
• Interphonie et vidéo Connexion aux solutions d’interphonie et de vidéo.
• Sécurité et confidentialité Prise en compte des exigences de sécurité et de confidentialité.

Les intégrations disponibles dépendent de la configuration choisie et de l’infrastructure existante.

Pourquoi choisir Teleportel comme système de réception numérique ?

Teleportel se distingue en combinant l’automatisation numérique avec une assistance personnalisée à la réception via vidéo en direct.

Au lieu de simplement enregistrer les données des visiteurs, le système peut faire partie intégrante du processus d’accueil. Un visiteur peut s’enregistrer, recevoir de l’aide et, si nécessaire, communiquer personnellement avec un réceptionniste à distance.

Pour les organisations, cela signifie que les services de réception peuvent être organisés sur plusieurs sites sans devoir assurer en permanence la présence d’un comptoir de réception distinct sur chaque site.

Quels critères prendre en compte lors du choix d’un logiciel d’enregistrement des visiteurs ?

Lors de la comparaison de systèmes de réception numérique, les caractéristiques suivantes sont particulièrement importantes :

• Assistance en direct Un visiteur peut-il uniquement s’enregistrer numériquement ou peut-il également recevoir une assistance personnalisée ?
• Évolutivité La même solution peut-elle être utilisée sur plusieurs sites?
• Fonctionnalités d’IA Quelles parties du processus d’accueil peuvent être automatisées ?
• Contrôle d’accès L’enregistrement des visiteurs peut-il faire partie du processus de contrôle d’accès ?
• Intégrations La solution peut-elle fonctionner avec les systèmes existants de l’entreprise et du bâtiment ?
• Confidentialité et sécurité Comment les données personnelles sont-elles traitées et sécurisées ?
• Gestion Plusieurs sites peuvent-ils être gérés à partir d’un seul environnement ?