Virtuele receptie: professioneel onthaal / Wat is een virtuele receptie of auto attendant ?/ Virtual Reception | Teleportel
Digitale receptie. Door op een afdeling of contactpersoon te klikken belt u met de Virtual Reception meteen het gekozen nummer. Wat is een virtuele receptie of auto attendant ? De auto attendant of te wel een virtuele receptie neemt voor u automatisch de telefoon aan.De virtuele receptie is een digitale zuil of kiosk waarmee je bezoekers professioneel ontvangt in een bedrijf of organisatie. Steeds meer bedrijven beslissen om hun (telefonische) receptie uit te besteden aan een externe leverancier, dit is dé ideale oplossing gezien deze externe partij er ALTIJD is (in vergelijking met een receptioniste die regelmatig afwezig zal zijn wegens verlof, ziekte, …). Virtuele Receptie of digitale receptie: Bespaart geld op uw receptiekosten, Leg direct contact met de juiste persoon of afdeling, Eenvoudig te bedienen. Dit is dé meest realistische manier om in een andere locatie via een video-verbinding, te interacteren met een persoon. Dit is niét vergelijkbaar met video-conferencing. Ook voor adembenemende 3D demonstraties (producten, bedrijfsvoorstellingen enz..) met een zeer hoge ‘entertainment’ waarde.
Wat is een virtuele receptie?
Een virtuele receptie combineert digitaal onthaal, bezoekerscommunicatie en receptie op afstand zodat bezoekers snel contact kunnen leggen met de juiste medewerker, afdeling of receptionist.
- Virtuele Receptie Ontvang bezoekers via een digitale receptieomgeving zonder dat op ieder moment een receptionist fysiek aan de receptiebalie aanwezig hoeft te zijn.
- Digitale Receptie Een digitale receptie kan bezoekers begeleiden naar een afdeling, contactpersoon of andere gewenste bestemming binnen de organisatie.
- Auto Attendant Een auto attendant kan inkomende contacten automatisch verwerken en bezoekers of bellers helpen de juiste persoon of afdeling te bereiken.
- Receptiekiosk Een digitale zuil of kiosk vormt een herkenbaar ontvangstpunt waar bezoekers zelfstandig een receptieproces kunnen starten.
- Live Videoverbinding Wanneer persoonlijk contact gewenst is, kan een bezoeker via live video communiceren met een receptionist of medewerker op een andere locatie.
- Direct Contact Bezoekers kunnen rechtstreeks worden verbonden met een geselecteerde contactpersoon, afdeling of beschikbare receptionist.
- Receptie op Afstand Een receptionist kan bezoekers ondersteunen vanuit een andere vestiging, een centrale receptie of een externe locatie.
- Professioneel Onthaal Combineer digitale automatisering met persoonlijke ondersteuning om bezoekers professioneel en efficiënt te ontvangen.
Hoe werkt een virtuele receptie?
Een virtuele receptie geeft een bezoeker toegang tot receptiefuncties via een digitale interface. Dat kan bijvoorbeeld een kiosk, touchscreen of ander digitaal ontvangstpunt zijn. De bezoeker kan vervolgens een contactpersoon of afdeling selecteren en het gewenste contact starten.
Afhankelijk van de toepassing kan het proces volledig digitaal verlopen of worden gecombineerd met live ondersteuning. Zo kan een receptionist of medewerker op afstand beschikbaar worden gemaakt wanneer een bezoeker persoonlijk geholpen moet worden.
Wat is een auto attendant?
Een auto attendant is een geautomatiseerde receptiefunctie die inkomende contacten helpt doorsturen naar de juiste bestemming. In een telefonische omgeving kan een auto attendant bijvoorbeeld oproepen beantwoorden en de beller laten kiezen tussen verschillende personen of afdelingen.
Binnen een bredere virtuele receptie kan hetzelfde principe worden toegepast op digitaal bezoekerscontact. Automatisering helpt de bezoeker de juiste route te vinden, terwijl menselijke ondersteuning beschikbaar kan blijven wanneer dat nodig is.
Virtuele receptie versus traditionele receptie
Bij een traditionele receptie bevindt de receptionist zich doorgaans fysiek bij de ingang of receptiebalie. Bij een virtuele receptie kunnen bepaalde receptietaken digitaal worden uitgevoerd en kan een receptionist zich op een andere locatie bevinden.
Dit maakt het mogelijk om receptiecapaciteit flexibeler te organiseren. Een digitale kiosk kan bijvoorbeeld de eerste stappen van het bezoekersproces verzorgen, terwijl een echte medewerker via video beschikbaar wordt wanneer persoonlijke assistentie gewenst is.
Virtuele receptie met live video
Live video voegt persoonlijk contact toe aan een digitale receptie. Een bezoeker kan rechtstreeks communiceren met een medewerker die zich elders bevindt, terwijl beide personen elkaar tijdens de interactie kunnen zien en horen.
Dit type communicatie verschilt van een klassieke geplande videoconferentie. Bij virtuele receptie ontstaat het videogesprek vanuit een fysieke bezoekerssituatie: iemand arriveert op een locatie en wil direct spreken met een medewerker of receptionist die op afstand beschikbaar is.
Digitale receptiezuil en self-service kiosk
Een digitale receptiezuil kan als centraal ontvangstpunt worden geplaatst bij een ingang, lobby, receptie of andere bezoekerslocatie. De interface kan bezoekers helpen om zelfstandig de volgende stap in het ontvangstproces te kiezen.
Naast het selecteren van een contactpersoon kunnen digitale recepties afhankelijk van de configuratie worden uitgebreid met bezoekersregistratie, informatievoorziening, meldingen en andere functies voor het ontvangen en begeleiden van bezoekers.
Virtuele receptionist voor meerdere locaties
Organisaties met verschillende kantoren of vestigingen hoeven niet noodzakelijk op iedere locatie een afzonderlijke permanent bemande receptie te organiseren. Een receptionist op afstand kan bezoekers van verschillende ontvangstpunten ondersteunen.
Hierdoor kan beschikbare receptiecapaciteit over meerdere locaties worden verdeeld. Een bezoeker behoudt toegang tot persoonlijke ondersteuning, terwijl de receptionist vanuit een centrale of andere locatie kan opereren.
Voordelen van een virtuele receptie
Een virtuele receptie kan automatisering en persoonlijk contact combineren. Routinetaken kunnen digitaal worden uitgevoerd, terwijl bezoekers die hulp nodig hebben rechtstreeks contact kunnen krijgen met een medewerker.
Voor organisaties kan dit bijdragen aan een efficiëntere inzet van receptiepersoneel, ondersteuning van meerdere locaties, een professioneel digitaal onthaal en een eenvoudigere manier om bezoekers met de juiste persoon of afdeling te verbinden.
Virtual Reception voor bedrijven en organisaties
Virtual Reception kan worden toegepast in bedrijfskantoren, bedrijfsgebouwen, vestigingen, showrooms, servicepunten en andere omgevingen waar bezoekers professioneel moeten worden ontvangen.
De oplossing kan worden afgestemd op een volledig digitaal ontvangstproces of een hybride receptiemodel waarin een kiosk, automatisering en een echte receptionist op afstand samenwerken.
Een virtuele receptie of Virtual Reception combineert digitaal onthaal, auto attendant-functionaliteit, receptiekiosks en receptie op afstand. Bezoekers kunnen zelfstandig contact zoeken met een persoon of afdeling en, wanneer persoonlijk contact nodig is, via live video worden verbonden met een receptionist of medewerker op een andere locatie.