Borne d'accueil, contrôle d'accès et sécurité
L'accueil des visiteurs ne se limite plus à enregistrer leur arrivée. Dans de nombreuses entreprises, la borne d'accueil devient un point de connexion entre la gestion des visiteurs, le contrôle des accès et les systèmes du bâtiment.
Lorsqu'un visiteur arrive, plusieurs étapes peuvent être nécessaires : identification, vérification de sa visite, notification de son interlocuteur, délivrance d'un badge et autorisation d'accès.
Une borne de gestion des visiteurs peut automatiser une partie de ce processus. Avec Teleportel, cette automatisation peut également être associée à une réception vidéo à distance, lorsqu'une interaction humaine est nécessaire.
De la borne d'accueil au contrôle des accès
Une borne tactile autonome peut enregistrer un visiteur. Mais dans un environnement professionnel sécurisé, l'enregistrement n'est souvent que la première étape.
Le véritable enjeu consiste à connecter le parcours du visiteur aux processus d'accès du bâtiment.
Une solution Teleportel peut être configurée pour s'intégrer à l'environnement technique existant, notamment aux systèmes de contrôle d'accès, aux lecteurs et à certains équipements connectés du bâtiment.
Le parcours peut ainsi associer :
Cette approche fait de la borne d'accueil un élément d'un système global plutôt qu'un simple écran tactile.
Une solution intégrée à l'infrastructure IT
Une solution de réception ne devrait pas fonctionner de manière isolée du reste de l’environnement informatique de l’entreprise.
Teleportel est conçu pour s’intégrer aux systèmes et applications déjà utilisés par l’entreprise, en fonction de son architecture et des interfaces disponibles. Cela peut notamment inclure des environnements Microsoft, Azure, SharePoint, CRM et CMS, ainsi que des systèmes de contrôle d’accès tels que Genetec ou Nedap.
L’objectif est simple : faire de la réception une partie intégrée de l’infrastructure IT existante, plutôt qu’un système supplémentaire à gérer séparément.
Cette intégration peut éviter certaines doubles saisies, faciliter la circulation des informations entre les différents systèmes et permettre aux équipes de travailler plus efficacement.
Une solution adaptée à chaque environnement
Chaque entreprise a ses propres bâtiments, flux de visiteurs, contraintes de sécurité, systèmes informatiques et identité visuelle. Il n’existe donc pas de modèle unique adapté à toutes les situations.
Teleportel propose une approche flexible, qui permet d’adapter la solution aux besoins fonctionnels et esthétiques de chaque environnement.
Cette personnalisation peut concerner la borne, son design et son branding, mais aussi les écrans, les interfaces, les équipements périphériques et le parcours d’accueil.
La solution s’intègre ainsi à l’environnement et aux processus existants, sans obliger l’entreprise à s’adapter à un modèle standard.
Sécurité, cybersécurité et équipements spécifiques
La sécurité est prise en compte dès la conception d’une solution de réception professionnelle.
Selon les besoins, différentes mesures de cybersécurité peuvent être définies avec les équipes informatiques et sécurité de l’entreprise.
La réception peut également intégrer des équipements spécifiques, comme des caméras de documents pour le partage de contenus, des dispositifs d’ouverture de porte à distance ou d’autres équipements nécessaires au parcours d’accueil et au contrôle des accès.
L’ensemble peut ainsi s’intégrer à l’architecture informatique et aux dispositifs de sécurité déjà en place.
Sécuriser plusieurs entrées et plusieurs sites
Pour une organisation multi-sites, des bornes d'accueil peuvent être installées sur différents bâtiments tandis que certaines fonctions de réception sont centralisées.
Cette architecture peut être utilisée pour des sièges sociaux, immeubles de bureaux, sites industriels, centres d'affaires, hôtels, espaces de coworking ou entreprises disposant de plusieurs entrées.
Chaque site peut néanmoins conserver une configuration adaptée à ses propres contraintes.
Quand l'automatisation doit laisser place à l'humain
Un visiteur pré-enregistré peut utiliser son QR code ou son PIN et suivre le processus prévu sans attendre un réceptionniste physiquement présent.
Mais certaines situations nécessitent une intervention humaine : question, problème d'accès, visiteur inattendu ou besoin d'assistance.
C'est pourquoi Teleportel associe l'automatisation à la réception vidéo à distance. Depuis la borne, le visiteur peut communiquer avec un réceptionniste réel.
Une communication vidéo qui donne une véritable présence à distance
Une communication vidéo, ce n’est pas seulement afficher quelqu’un sur un écran. L’objectif est de rendre l’échange aussi naturel que possible, même lorsque le réceptionniste se trouve à distance.
Teleportel utilise différentes technologies pour créer cette impression de présence, notamment un alignement naturel du regard, la technologie 3D Holographical Reality™ et une communication conçue pour limiter les décalages.
Le résultat : une image et un son de haute qualité, avec une utilisation optimisée de la bande passante. Le visiteur peut ainsi échanger avec un réceptionniste à distance de façon simple, fluide et naturelle.
FAQ – Borne d'accueil, contrôle d'accès et sécurité
Une borne d'accueil peut-elle contrôler l'accès à un bâtiment ?
Elle peut participer au processus de contrôle d'accès lorsqu'elle est intégrée aux systèmes et équipements compatibles utilisés sur le site.
Peut-elle s'intégrer aux systèmes informatiques existants ?
Oui. Selon le projet, Teleportel peut s'intégrer à différents environnements IT, applications métier et systèmes de contrôle d'accès.
Peut-on utiliser une borne d'accueil pour plusieurs sites ?
Oui. Plusieurs points d'accueil peuvent être connectés à une organisation de réception centralisée, tout en conservant des configurations adaptées à chaque site.
Une borne d'accueil peut-elle fonctionner 24/7 ?
L'automatisation permet de maintenir certains processus d'accueil disponibles en dehors des horaires d'une réception physique. Une assistance humaine peut également être organisée à distance.
Quelle différence entre une borne tactile et une réception hybride ?
Une borne tactile peut principalement servir à l'enregistrement ou à l'information. Une réception hybride associe la borne à l'automatisation et à la possibilité d'intervention d'un réceptionniste réel.
Teleportel propose-t-il une réception humaine à distance?
Oui. La réception vidéo à distance permet à un visiteur de communiquer avec un réceptionniste réel depuis un point d'accueil Teleportel.
Vous souhaitez déterminer quelle configuration convient à votre environnement ?
Échangez avec un spécialiste Teleportel Solutions pour discuter de vos besoins en matière d'accueil, de gestion des visiteurs et de contrôle des accès.