Les technologies les plus récentes vous permettent d’accueillir vos visiteurs à distance, sans compromettre le niveau de service. Un collaborateur situé ailleurs se connecte à vos visiteurs par vidéo de haute qualité. Instantanément et sans effort. Votre collaborateur n’a besoin d’aucun équipement spécial : un ordinateur et une connexion Internet suffisent.
Votre visiteur touche l’écran pour établir la connexion vidéo. Le système peut également être déclenché par détection de mouvement pour établir automatiquement la connexion. Le visiteur peut aussi cliquer sur le nom de la personne qu’il vient voir. Dans ce cas, cette personne reçoit un SMS ou un e-mail, sans qu’un membre de votre personnel doive intervenir.
Les connexions vidéo sont sécurisées et chiffrées. Le système utilise les technologies les plus récentes et n’est pas comparable à des programmes tels que ‘Skype’ ni aux technologies de visioconférence. De plus, grâce au concept breveté de l’Agent Workstation (c.-à-d. l’ordinateur utilisé par le réceptionniste à distance), celui-ci apparaît avec un contact visuel aligné : il regarde le visiteur droit dans les yeux, et non au-dessus ou en dessous comme dans les conversations vidéo conventionnelles.
La qualité vidéo et audio est élevée, sans problèmes de synchronisation labiale ni autres anomalies parfois associées à la communication vidéo. Pourtant, les besoins en bande passante (réseau) restent faibles.
Le réceptionniste à distance peut se trouver n’importe où dans le monde : dans le même bâtiment (par exemple un membre du personnel qui assure le remplacement), dans une autre ville, voire dans un autre pays, ou dans un centre d’appels. Grâce à un routage dynamique et intelligent, l’appel peut être dirigé automatiquement vers le collaborateur disponible le plus approprié.
Le système élimine les temps d’inactivité des réceptionnistes et/ou assiste le réceptionniste occupé en faisant appel à un membre du personnel situé ailleurs. Les temps d’attente et les files peuvent ainsi appartenir au passé.
La manière dont VOUS déployez cette nouvelle technologie dépend entièrement de votre stratégie. Vous pouvez choisir de n’activer l’écran que lorsque votre réceptionniste est temporairement indisponible, occupé ou absent. Vous pouvez aussi utiliser le service en dehors des heures de bureau, 24 h/24 et 7 j/7, ou uniquement en cas de files et de temps d’attente. Dans tous les cas, le service offert à vos visiteurs sera impeccable. Il est aussi personnel qu’une présence sur place. Votre réceptionniste est présent lorsque le visiteur a besoin d’un service, mais UNIQUEMENT à ce moment-là.
Les visiteurs sont enregistrés. Le système comprend un module complet de reporting qui permet de produire des rapports statistiques détaillés sur tous les événements : qui est arrivé et reparti, à quel moment, quels ont été les temps d’attente, quel a été le niveau de satisfaction des visiteurs, etc. Vous gardez ainsi le contrôle et pouvez rationaliser vos processus.
De nombreuses entreprises estiment que la présence physique d’un réceptionniste bien formé est absolument nécessaire pour l’image de l’entreprise. Cette affirmation contient beaucoup de vérité et de valeur. Pour certaines opérations également, la présence d’une vraie personne est indispensable. Dans de nombreuses situations, le réceptionniste est essentiel. En revanche, il n’est ni réaliste ni économiquement viable d’avoir un réceptionniste présent en permanence, à chaque fois qu’un visiteur entre. Le réceptionniste ne peut tout simplement pas être là chaque minute de la journée et peut être absent de manière planifiée ou imprévue. Il n’est pas toujours facile d’organiser immédiatement un remplacement adéquat.
À certains moments, l’accueil peut également être très chargé et la charge de travail trop importante pour une seule personne. Dans ce cas, le réceptionniste peut avoir besoin d’aide.
Pour ces raisons, beaucoup choisissent de combiner leur réceptionniste existant avec Teleportel Reception. À l’aide d’une tablette ou d’un smartphone, le réceptionniste définit le statut de Teleportel Reception. Selon le statut sélectionné (bureau ouvert ou fermé, réceptionniste présent ou absent et, le cas échéant, pour combien de temps), Teleportel Reception prend en charge le visiteur selon un mode spécifique, personnalisé pour votre situation.
Teleportel Reception peut accueillir et traiter automatiquement le visiteur, ou un agent en direct situé à distance peut le faire depuis son poste de travail. Ce collègue peut se trouver n’importe où dans le monde et accueillir ainsi qu’enregistrer le visiteur depuis un ordinateur Windows standard. Le réceptionniste, où qu’il se trouve, est informé en temps réel de tout visiteur demandant de l’attention ou pris en charge par Teleportel Reception. Il peut alors agir de manière appropriée à distance. Cette fonction permet de combiner le meilleur des deux mondes, avec un service garanti à 100 % pour vos visiteurs, au coût le plus bas possible et sans le stress inutile lié à la nécessité d’assurer en permanence la présence d’un réceptionniste qualifié.
Une large gamme de modèles est disponible. De nombreux périphériques et modules logiciels peuvent également être ajoutés : du simple système d’accueil tout-en-un au modèle 3D de Réalité holographique le plus avancé et sophistiqué. Il existe un système pour chaque hall et chaque budget, ainsi que pour votre application et votre situation spécifiques. Au total, 25 modèles sont disponibles. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des modèles standard les plus populaires. Gardez toutefois à l’esprit qu’il existe de nombreuses autres configurations et que nous réalisons des solutions sur mesure correspondant exactement à vos besoins. Contactez-nous pour en savoir plus.
Le réceptionniste à distance apparaît en direct devant les visiteurs : on a réellement l’impression qu’il se tient derrière le comptoir d’accueil. Des badges peuvent être imprimés à distance et une photo des visiteurs peut être prise, avec l’heure de leur entrée dans le bâtiment. Grâce à un écran d’enregistrement numérique, le visiteur peut s’inscrire. Être accueilli par un sympathique réceptionniste 3D grandeur nature, avec un véritable contact visuel, est une expérience que l’on n’oublie pas de sitôt. Le réceptionniste peut également accomplir d’autres tâches, comme gérer les e-mails, le téléphone et des travaux de secrétariat. Différents modèles et finitions sont disponibles selon l’environnement et les exigences du client. L’unité peut être intégrée derrière un mur ou utilisée de manière autonome. Cette application valorisante permet d’importantes économies et est aussi efficace qu’une personne physiquement présente derrière le comptoir.
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Vous pouvez faire appel à votre propre personnel pour assurer la réception à distance. Vous pouvez aussi choisir d’externaliser ce service, ou combiner les deux solutions, par exemple pour faire face aux périodes de pointe ou assurer une présence en dehors des heures de bureau.
Outre des économies substantielles, le système offre de nombreuses possibilités. Les réceptionnistes peuvent accueillir des visiteurs à différents endroits du bâtiment. Le réceptionniste à distance, situé dans un centre d’appels central, peut apparaître en direct devant les visiteurs 24 h/24 et 7 j/7. Cette solution peut également fournir des services linguistiques aux visiteurs étrangers ayant des besoins spécifiques, quelle que soit leur langue.
Le système peut être intégré au service d’interprétation linguistique en ligne proposé par www.vooyz.com afin de permettre une communication en direct avec tout visiteur, quelle que soit sa langue.
Des hôtes et hôtesses à distance accueillent vos visiteurs lors de vos événements, journées portes ouvertes, séminaires, réunions, etc. Les visiteurs peuvent s’enregistrer eux-mêmes ou l’hôtesse à distance peut le faire pour eux. Les badges sont imprimés à distance. Les applications comprennent bien sûr l’accueil des visiteurs, mais peuvent aussi inclure la billetterie (vente de billets). Des comptoirs d’accueil internes peuvent également fournir des informations sur les installations du site (toilettes, restaurants, utilisation du Wi-Fi, etc.).
L’utilisation de contenu préenregistré (réponses vidéo aux questions fréquentes) fait gagner du temps et réduit la charge de vos agents. Le visiteur reçoit instantanément une réponse préenregistrée dans la langue de son choix. Pour les questions moins fréquentes ou plus personnelles, il établit une connexion avec une personne en direct (votre agent). Vos agents peuvent combiner cette mission d’accueil avec d’autres activités et simplement se tourner vers l’écran lorsqu’un visiteur situé à distance appuie sur le bouton.
Les hôtes et hôtesses peuvent fournir une assistance lorsque le visiteur ou le client en a besoin.
Les comptoirs d’accueil peuvent également être installés dans des lieux publics tels que des centres commerciaux, des magasins ou d’autres endroits très fréquentés. Les systèmes peuvent par exemple servir à assister les clients, réaliser des études de marché (enquêtes auprès des consommateurs), vendre ou fournir une assistance, etc.
En résumé : un hôte à distance sera toujours disponible lorsque le visiteur ou le client en aura besoin. Les coûts sont réduits grâce à la suppression des temps d’inactivité, tout en offrant un service client irréprochable !
Lorsqu’ils entrent dans une usine ou un site, les visiteurs sont parfois invités à regarder une présentation vidéo et à répondre à quelques questions afin de vérifier qu’ils ont bien compris les consignes. Maintenir ces consignes et leur contenu à jour peut s’avérer difficile. CARSIV™ est un outil cloud qui vous permet de relever ce défi.
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Notre technologie génère des images haute définition qui apparaissent dans l’espace tridimensionnel d’une pièce afin de créer une impression de réalité. La Réalité holographique™ paraît aussi réelle que la vie, avec une présence physique située à une distance mesurable de son arrière-plan. L’image holographique se regarde sans aucun équipement technique à porter sur la tête, contrairement à la réalité virtuelle, augmentée ou mixte. Surtout, la Réalité holographique™ peut afficher des contenus HD préenregistrés en mouvement intégral ou transmettre à distance une communication bidirectionnelle en direct.
Les systèmes de Réalité holographique™ peuvent afficher une personne qui semble réellement présente, grandeur nature, dans l’espace tridimensionnel d’une pièce. Ils peuvent notamment créer de façon convaincante la perception d’une personne présente à un comptoir d’accueil dans un hall grâce à la transmission 3D en direct de Teleportel. Le réceptionniste n’apparaît pas comme une image sur un moniteur vidéo, mais comme une vraie personne avec une profondeur réelle, à une distance mesurable du mur situé derrière. TelePresence Tech possède plus de douze ans d’expérience dans la livraison de centaines de systèmes de Réalité holographique™ dans plus de 30 pays, notamment pour des applications d’accueil en TéléPrésence 3D en direct.
Les écrans vidéo sont désormais omniprésents dans les lieux publics tels que les centres commerciaux, les aéroports, les immeubles de bureaux et les halls d’accueil. Ces écrans sont assez grands pour afficher des personnes grandeur nature, comme dans les journaux télévisés, vidéos promotionnelles, bulletins météo, etc. Lorsque nous entrons dans un hall, nous avons tendance à ignorer les écrans de télévision pour chercher une personne susceptible de nous aider. Personne ne penserait spontanément à s’adresser à un écran vidéo pour demander de l’aide. Un visiteur entrant pour la première fois dans un hall rejettera instinctivement un écran plat et sera immédiatement attiré par l’apparition d’une personne tridimensionnelle dans la pièce grâce à la Réalité holographique™. La transmission en direct de l’image holographique apporte une nouvelle dimension à la technologie de téléprésence.
Nous avons documenté la capacité de nos systèmes de Réalité holographique™ à capter l’attention des passants. Lors de nombreux salons et événements, la présence 3D d’une personne s’est révélée nettement plus efficace que les contenus ordinaires affichés sur écran plat. Les solutions de Réalité holographique™ sont animées par des collaborateurs qui transmettent depuis l’un des systèmes compacts de transmission « Studio » de Teleportel, pouvant être installé sur un bureau dans un lieu de travail ou un centre d’appels.
Il est bien connu qu’un processus d’accueil automatisé permettant aux visiteurs de s’enregistrer peut être plus économique que de rémunérer du personnel pour rester dans le hall. Mais il est tout aussi évident qu’un visiteur découvrant une entreprise pour la première fois se fera une « première impression » à partir de son accueil. Un accueil impersonnel peut créer une perception négative non seulement du processus d’arrivée, mais aussi de l’entreprise dans son ensemble. Le véritable avantage de la solution de Réalité holographique™ est qu’elle permet de créer une expérience humaine naturelle, chaleureuse et attentive. Elle peut être intégrée au hall afin d’offrir une expérience de téléprésence immersive.
Être accueilli avec le sourire est toujours apprécié. Voir une personne devant soi est une expérience très différente de celle qui consiste à faire face à une interface informatique pour saisir les données demandées. La Réalité holographique™ affiche une personne capable de vous saluer chaleureusement et de vous aider à accéder à votre rendez-vous. La solution combine généralement des messages et réponses vidéo préenregistrés avec un service géré permettant de mettre rapidement et efficacement le visiteur en relation avec la personne appropriée. Au début du projet, nous rencontrons nos clients afin de comprendre leur activité et leur image d’entreprise. Nous élaborons ensuite une matrice du processus de communication couvrant toutes les étapes, de l’accueil initial jusqu’à la mise en relation du visiteur avec le bon représentant de l’entreprise selon l’objet de sa visite. Le programme de Réalité holographique™ peut être produit en 4K pour offrir une expérience holographique 3D optimale.
Si une personne était engagée pour rester physiquement au comptoir d’accueil, elle devrait répondre à de multiples besoins et pourrait devoir faire appel à d’autres personnes pour certaines demandes spécifiques dans le hall. À titre de comparaison, une solution de Réalité holographique™ peut afficher une « personne holographique » grandeur nature pour assurer l’accueil initial en anglais. Les solutions disposent d’une interface tactile permettant au visiteur de choisir, par exemple, sa langue ou le motif de sa visite. Dès la sélection effectuée, une personne holographique parlant la langue du visiteur ou représentant le service concerné apparaît. Le système comprend également un ordinateur, une caméra et un microphone, et peut utiliser des programmes d’intelligence artificielle pour la reconnaissance vidéo et vocale afin de déterminer la réponse suivante. Chaque système de Réalité holographique™ est relié à un système d’exploitation vidéo hébergé sur des serveurs cloud sécurisés pour assurer en temps réel le routage et le transfert automatisés des vidéos et une gestion intelligente des communications.
Teleportel Tech possède une vaste expérience et une expertise éprouvée dans la conception, le développement, la fabrication et la livraison de solutions de communication avancées pour les applications d’accueil. Nous pouvons créer des solutions de Réalité holographique™ qui mettent en valeur votre image d’entreprise de manière unique et impressionnante dans vos halls visiteurs. TelePresence Tech peut également produire des postes d’accueil économiques utilisant des écrans plats pour les entrées plus discrètes. Nos solutions complètes peuvent joindre des réceptionnistes via les systèmes Studio de Réalité holographique™ ou être routées vers des collaborateurs désignés sur leur ordinateur portable ou leur appareil mobile. En dehors des heures de bureau, les systèmes d’accueil en Réalité holographique™ peuvent être redirigés vers un service de gardiennage.
L’application des principes du Juste-à-Temps à votre accueil permet de réduire les coûts de 80 % ET d’offrir un service visiteurs inégalé
