Met de nieuwste technologieën kunt u uw gasten op afstand verwelkomen zonder in te leveren op het serviceniveau. Een collega op een andere locatie maakt via video van hoge kwaliteit verbinding met uw gasten. Direct en moeiteloos. Uw collega heeft geen speciale apparatuur nodig: een computer en internet zijn voldoende.
Uw gast raakt het scherm aan om de videoverbinding tot stand te brengen. Het systeem kan ook via bewegingsdetectie worden geactiveerd voor een automatische verbinding. De gast kan bovendien op de naam klikken van de contactpersoon die hij of zij bezoekt. In dat geval ontvangt de contactpersoon een sms of e-mail, zonder dat een medewerker van u hoeft tussen te komen.
De videoverbindingen zijn beveiligd en versleuteld. Het systeem gebruikt de nieuwste technologieën en is niet vergelijkbaar met programma's zoals 'Skype' of technologieën zoals videoconferencing. Dankzij het gepatenteerde concept voor het Agent Workstation (de computer die door de receptionist op afstand wordt gebruikt) verschijnt hij of zij bovendien met uitgelijnd oogcontact: de gast wordt recht in de ogen aangekeken en niet erboven of eronder, zoals bij conventionele videochats.
De video- en audiokwaliteit is uitstekend, zonder lipsynchronisatieproblemen of andere storingen die soms voorkomen bij videocommunicatie. Tegelijkertijd zijn de vereisten voor de netwerkbandbreedte laag.
De receptionist op afstand kan zich overal ter wereld bevinden. Dat kan in hetzelfde gebouw zijn (bijvoorbeeld een medewerker die tijdelijk inspringt), maar ook in een andere stad, een ander land of een callcenter. Dankzij dynamische, intelligente routering kan de oproep automatisch worden doorgestuurd naar de best beschikbare medewerker.
Het systeem vermindert de niet-productieve tijd van receptionisten en/of ondersteunt een receptionist die bezig is door een medewerker van een andere locatie in te schakelen. Wachttijden en wachtrijen kunnen daarmee tot het verleden behoren.
Hoe U deze nieuwe technologie inzet, hangt volledig af van uw strategie. U kunt ervoor kiezen het scherm alleen te activeren wanneer uw receptionist tijdelijk niet beschikbaar, bezig of afwezig is. U kunt de dienst ook buiten kantooruren gebruiken, 24/7 inzetten of alleen activeren bij wachtrijen. In alle gevallen blijft de service aan uw gasten uitstekend. Het is even persoonlijk als fysieke aanwezigheid. Uw receptionist is aanwezig wanneer de gast service nodig heeft, maar ALLEEN dan.
De bezoekers worden geregistreerd. Het systeem bevat een volledige rapportagemodule. Daarmee kunt u gedetailleerde statistische rapporten maken over alles wat plaatsvindt: wie wanneer aankwam en vertrok, de wachttijden, de tevredenheidsscore van gasten, enzovoort. Dit geeft u controle en helpt u uw processen te stroomlijnen.
Veel bedrijven vinden dat de fysieke aanwezigheid van een goed opgeleide receptionist absoluut noodzakelijk is voor het imago van het bedrijf. Daar zit veel waarheid en waarde in. Ook voor bepaalde handelingen is de aanwezigheid van een echt persoon vereist. In veel situaties is de receptionist essentieel. Anderzijds is het niet realistisch en economisch niet haalbaar om altijd een receptionist aanwezig te hebben wanneer een bezoeker binnenkomt. De receptionist kan simpelweg niet elke minuut van de dag aanwezig zijn en kan gepland of onverwacht afwezig zijn. Het is niet altijd eenvoudig om onmiddellijk voor een geschikte vervanger te zorgen.
Soms kan het bovendien druk zijn bij de receptie en kan er te veel werk zijn voor één persoon. In dat geval kan de receptionist ondersteuning nodig hebben.
Om deze redenen kiezen veel organisaties voor een combinatie van hun bestaande receptionist en Teleportel Reception. Via een tablet of smartphone stelt de receptionist de status van Teleportel Reception in. Afhankelijk van de gekozen status (kantoor open of gesloten, receptionist aanwezig of afwezig en zo ja voor hoelang) bedient Teleportel Reception de bezoeker in een specifieke modus die op uw situatie is afgestemd.
Teleportel Reception bedient en verwerkt de bezoeker automatisch, of een live medewerker op een externe locatie doet dit op afstand vanuit de werkplek. Deze collega kan zich overal ter wereld bevinden en de bezoeker vanaf een standaard Windows-computer verwelkomen en registreren. De receptionist wordt, ongeacht de locatie, realtime op de hoogte gehouden van bezoekers die aandacht vragen of door Teleportel Reception worden geholpen. De receptionist kan op afstand passende actie ondernemen. Zo combineert u het beste van twee werelden met 100% gegarandeerde service voor uw gast, tegen de laagst mogelijke kosten en zonder onnodige stress om voortdurend een gekwalificeerde receptionist aanwezig te hebben.
Er is een breed assortiment modellen beschikbaar. Bovendien kunnen veel verschillende randapparaten en softwaremodules worden toegevoegd: van een eenvoudig alles-in-één receptiesysteem tot het meest geavanceerde 3D Holographical Reality-model. Er is een systeem voor elke lobby en elk budget, en ook voor uw specifieke toepassing en situatie. In totaal zijn er 25 modellen beschikbaar. Hieronder vindt u een kort overzicht van de populairste standaardmodellen. Houd er rekening mee dat er veel meer configuraties mogelijk zijn en dat wij maatwerk leveren dat exact aansluit op uw eisen. Neem contact met ons op voor meer informatie.
De receptionist op afstand verschijnt live voor de bezoekers: het voelt werkelijk alsof zij achter de receptiebalie staat. Badges kunnen op afstand worden afgedrukt en er kan een foto van bezoekers worden gemaakt, inclusief het tijdstip waarop zij het gebouw binnenkomen. Via een digitaal aanmeldscherm kan de bezoeker zich registreren. Verwelkomd worden door een vriendelijke, levensgrote 3D-receptionist met echt oogcontact is een ontvangst die men niet snel vergeet. De receptionist kan ook andere taken uitvoeren, zoals e-mail, telefoon- en secretariaatswerk. Er zijn verschillende modellen en afwerkingen beschikbaar, afhankelijk van de omgeving en de eisen van de klant. De unit kan achter een wand worden geïntegreerd of vrijstaand worden gebruikt. Dit is een zeer kostenbesparende toepassing met een hoogwaardige uitstraling en is even effectief als een fysiek persoon achter de receptiebalie.
Download PDF
U kunt uw eigen medewerkers inzetten als receptionist op afstand. U kunt ook kiezen voor outsourcing, of voor een combinatie van beide, bijvoorbeeld om piekmomenten op te vangen of aanwezigheid buiten kantooruren te garanderen.
Naast aanzienlijke besparingen biedt het systeem veel mogelijkheden. Receptionisten kunnen bezoekers op verschillende locaties in het gebouw verwelkomen. De receptionist op afstand, bijvoorbeeld vanuit een centraal callcenter, kan 24 uur per dag en 7 dagen per week live voor bezoekers verschijnen. Deze oplossing kan ook taalservice bieden voor buitenlandse bezoekers met specifieke taalbehoeften, ongeacht hun taal.
Het systeem kan worden geïntegreerd met online taalinterpretatie van www.vooyz.com om live communicatie mogelijk te maken met iedere bezoeker, ongeacht zijn of haar taal.
Gastvrouwen en gastheren op afstand verwelkomen uw bezoekers bij evenementen, open dagen, seminars, vergaderingen enzovoort. Bezoekers kunnen zichzelf registreren, of de receptionist kan hen hierbij op afstand helpen. Badges worden op afstand afgedrukt. Toepassingen omvatten uiteraard het verwelkomen van gasten, maar kunnen ook ticketing (ticketverkoop) omvatten. Interne hospitalitybalies kunnen bovendien ondersteuning bieden voor faciliteiten zoals toiletten, restaurants en wifi.
Het gebruik van vooraf opgenomen content (videoantwoorden op veelgestelde vragen) bespaart tijd en vermindert de belasting van uw medewerkers. De bezoeker ontvangt direct een vooraf opgenomen antwoord in de taal van zijn of haar keuze. Voor minder frequente of persoonlijke vragen maakt de bezoeker verbinding met een live persoon, uw medewerker. Medewerkers kunnen deze hostingtaak combineren met andere activiteiten en eenvoudig naar het scherm draaien wanneer een bezoeker op de externe locatie op de knop drukt.
De gastheren en gastvrouwen kunnen ondersteuning bieden wanneer de bezoeker of shopper dat nodig heeft.
De hospitalitybalies kunnen ook worden geplaatst op openbare locaties zoals winkelcentra, winkels of andere plaatsen waar veel mensen samenkomen. De systemen kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om shoppers te helpen, voor marktonderzoek (Klantenenquêtes), verkoop, ondersteuning enzovoort.
Kortom: er is altijd een gastheer of gastvrouw op afstand beschikbaar wanneer een bezoeker of shopper dat nodig heeft. Lagere kosten door het vermijden van niet-productieve tijd, terwijl u uitstekende klantenservice biedt!
Bij het betreden van een fabriek of locatie worden bezoekers soms gevraagd een videopresentatie te bekijken en enkele vragen te beantwoorden om te controleren of zij de instructies hebben begrepen. Het actueel houden van deze instructies en content kan een uitdaging zijn. CARSIV™ is een cloudtool waarmee u deze uitdaging kunt aanpakken.
DOWNLOAD BROCHURE
Onze technologie genereert haarscherpe beelden die geïntegreerd lijken in de driedimensionale ruimte van een kamer, voor een levensechte ervaring. Holographical Reality™ oogt levensecht, met een fysieke aanwezigheid op een meetbare afstand van de achtergrond. De holografische beelden worden bekeken zonder technische apparatuur op het hoofd, zoals vereist is bij Virtual Reality, Augmented Reality of Mixed Reality. Belangrijk is dat Holographical Reality™ zowel volledig bewegende vooraf opgenomen HD-content als live tweerichtingscommunicatie over afstand kan weergeven.
De Holographical Reality™-systemen kunnen een persoon op ware grootte laten verschijnen binnen de driedimensionale omgeving van een ruimte. Ze kunnen in het bijzonder overtuigend de indruk wekken dat iemand via live 3D Teleportel-transmissie aan een receptiebalie in een lobby aanwezig is. De receptionist verschijnt niet als beeld op een videomonitor, maar als een echt persoon met echte diepte, op een meetbare afstand vóór de achterliggende wand. TelePresence Tech heeft twaalf jaar ervaring met het leveren van honderden Holographical Reality™-systemen in meer dan 30 landen, waaronder live 3D TelePresence voor receptietoepassingen.
Videomonitoren zijn inmiddels overal in openbare ruimten te zien, zoals winkelcentra, luchthavens, commerciële gebouwen en receptielobby’s. Deze schermen zijn groot genoeg om mensen op ware grootte te tonen, zoals in nieuwsprogramma’s, promotievideo’s en weerberichten. Wanneer we een lobby binnenkomen, proberen we televisieschermen vaak bewust te negeren en zoeken we naar een persoon die ons kan helpen. Niemand denkt er vanzelfsprekend aan om naar een videomonitor te lopen om hulp te vragen. Een bezoeker die voor het eerst een lobby binnenkomt, zal een vlak scherm instinctief eerder negeren en juist worden aangetrokken door de verschijning van een driedimensionaal persoon via Holographical Reality™. De live transmissie van het holografische beeld voegt een nieuwe dimensie toe aan telepresence-technologie.
Wij hebben gedocumenteerde resultaten waaruit blijkt dat onze Holographical Reality™-systemen de aandacht trekken van voorbijgangers. Op veel beurzen en evenementen bleek de 3D-aanwezigheid van een persoon een voordeel ten opzichte van gewone content op vlakke schermen. De Holographical Reality™-oplossingen worden ondersteund door medewerkers die uitzenden vanuit een van de compacte Teleportel “Studio”-transmissiesystemen, die op een bureau op een werkplek of in een callcenter kunnen worden geplaatst.
Het is algemeen bekend dat een geautomatiseerd receptieproces waarbij bezoekers zichzelf aanmelden kosteneffectiever kan zijn dan medewerkers in de lobby te laten zitten. Tegelijkertijd is duidelijk dat een bezoeker die voor het eerst bij een bedrijf komt zijn eerste indruk mede baseert op de ontvangst. Een onpersoonlijke receptie kan niet alleen een negatieve reactie op het aankomstproces veroorzaken, maar ook op het bedrijf als geheel. Het echte voordeel van de Holographical Reality™-oplossing is dat deze de persoonlijke aandacht en uitstraling van een echte ontvangst kan overbrengen.
Het is altijd prettig om met een glimlach te worden verwelkomd. Een bezoeker ervaart het anders wanneer hij een persoon voor zich ziet dan wanneer hij alleen met een technisch systeem of computerprogramma te maken krijgt om zijn gegevens in te voeren. Holographical Reality™ toont een persoon die bezoekers op een vriendelijke manier kan begroeten en hen kan helpen bij het aanmelden en binnenkomen voor hun afspraak. Een Holographical Reality™-oplossing combineert doorgaans vooraf opgenomen videobegroetingen en reacties met een beheerde dienstverlening. Zo kan een bezoeker snel en efficiënt rechtstreeks worden doorverbonden met de juiste persoon. Aan het begin van het project bespreken we met onze klant het bedrijf, de gewenste uitstraling en de manier waarop bezoekers ontvangen moeten worden. Op basis daarvan werken we een communicatiematrix uit die het volledige ontvangstproces beschrijft, van de eerste begroeting tot het contact met de juiste persoon binnen het bedrijf. Zo krijgt iedere bezoeker snel en efficiënt de juiste begeleiding voor zijn bezoek. Het Holographical Reality™-programma kan ook in 4K worden geproduceerd, voor een bijzonder realistische en hoogwaardige 3D-holografische ervaring.
Een receptionist aan de balie krijgt te maken met allerlei vragen en verzoeken van bezoekers. Voor specifieke vragen moet deze persoon vaak andere medewerkers inschakelen. Met Holographical Reality™ verschijnt daarentegen een levensgrote holografische persoon die de bezoeker persoonlijk begroet. De bezoeker kan vervolgens via het touchscreen bijvoorbeeld zijn voorkeurstaal of het doel van zijn bezoek selecteren. Op basis van deze keuze verschijnt onmiddellijk een holografische persoon die de juiste taal spreekt of de betreffende afdeling vertegenwoordigt. De oplossing beschikt daarnaast over een computer met camera en microfoon en kan gebruikmaken van artificiële intelligentie voor beeld- en spraakherkenning. Hierdoor kan het systeem de situatie herkennen en bepalen welke reactie of volgende stap nodig is. Elke Holographical Reality™-oplossing is verbonden met een videosysteem op beveiligde cloudservers. Hierdoor kunnen videoverbindingen in realtime automatisch worden gerouteerd en doorgeschakeld naar de juiste persoon. Zo wordt bezoekerscommunicatie intelligent, snel en efficiënt afgehandeld.
Teleportel Tech heeft ruime ervaring en bewezen expertise in het ontwerpen, ontwikkelen, produceren en leveren van geavanceerde communicatieoplossingen voor receptietoepassingen. Met Holographical Reality™ creëren we een unieke en indrukwekkende ontvangstbeleving die uw bedrijfsidentiteit op een opvallende manier tot leven brengt in de ontvangsthal. Daarnaast kan TelePresence Tech voordelige receptiestations met flatscreenmonitoren leveren voor ingangen waar een discrete oplossing gewenst is. Onze totaaloplossingen maken het mogelijk om bezoekers rechtstreeks in contact te brengen met receptionisten via Holographical Reality™ Studio-systemen. Indien gewenst kan de communicatie ook worden doorgestuurd naar aangewezen medewerkers via hun laptop of mobiele apparaat. Ook buiten de kantooruren blijft de ontvangst verzekerd. De Holographical Reality™-receptiesystemen kunnen dan automatisch worden doorgeschakeld naar een beveiligingsdienst.
Het toepassen van Just-in-Time-principes op uw receptie leidt tot 80% kostenbesparing ÉN ongeëvenaarde bezoekersservice
