AI-gestuurd. Menselijk wanneer het ertoe doet.
Een slimmer onthaal. AI-gestuurd. Menselijk wanneer het ertoe doet.
De bezoeker wordt onmiddellijk verwelkomd. Het systeem reageert niet op gewone bewegingsdetectie: die zou bij elke voorbijganger geactiveerd worden en dat is storend. In plaats daarvan herkent en interpreteert de AI wanneer iemand voor de receptiekiosk staat en hulp nodig heeft. De bezoeker kan een taal kiezen (uiteraard niet nodig als uw receptie slechts één taal gebruikt). De AI-receptionist vraagt waarmee hij kan helpen. Vanaf dat moment past het onthaal zich aan de behoeften van de bezoeker aan.
De AI-receptionist onderneemt de juiste actie: een medewerker zoeken en verwittigen, een afspraak in de agenda controleren, een pincode voor voorafregistratie laten invoeren, de weg wijzen, een levering verwerken, een gesprek vertalen of via een livevideoverbinding rechtstreeks contact leggen met een echte receptionist op een andere locatie.
Ontdek hoe AI-receptie werkt in realistische bezoekerssituaties.
Ontdek de voorbeelden hieronder.
De AI-receptionist is een van de modules van het Teleportel Intelligent Hybrid Platform. Hij combineert functies en acties afhankelijk van de reden van het bezoek, het type bezoeker, het tijdstip enzovoort.
De Teleportel AI-receptionist combineert AI-gesprekken, digitale onthaalprocessen en live menselijke ondersteuning om elke bezoeker op de juiste manier te begeleiden.
De AI-receptionist verwelkomt de bezoeker, die een voorkeurstaal kiest. De AI vraagt waarmee hij kan helpen en identificeert de medewerker voor wie de bezoeker komt. Zodra de afspraak is herkend, begeleidt het systeem de bezoeker snel en op natuurlijke wijze door het onthaalproces.
Een vooraf geregistreerde bezoeker kan zijn afspraak identificeren met een pincode. In plaats van gevoelige gegevens onnodig tijdens het AI-gesprek te delen, voert de bezoeker de vereiste informatie rechtstreeks op het scherm in. Het onthaalproces gaat verder op basis van de gevonden afspraak.
Niet elke onthaalsituatie kan uitsluitend door AI worden afgehandeld. Wanneer de AI-receptionist twijfelt of menselijke hulp nodig is, kan de bezoeker via een hoogwaardige livevideoverbinding contact krijgen met een receptionist of medewerker op een andere locatie. De overgang van AI naar menselijke ondersteuning verloopt binnen één geïntegreerde onthaalervaring.
Niet iedereen die uw gebouw betreedt, heeft een afspraak. De AI-receptionist begeleidt ook aannemers en bezoekers die een pakket komen leveren of ophalen. Afhankelijk van het type levering geeft het onthaalproces instructies voor afgifte of afhaling en houdt het de logistieke afdeling op de hoogte.
Taal mag geen drempel vormen bij het onthaal. Interactieve vertaling in realtime helpt een bezoeker en een receptionist op afstand met elkaar te communiceren, zelfs als ze niet dezelfde taal spreken. Zo wordt het onthaal toegankelijker voor internationale bezoekers, medewerkers, leveranciers en andere gasten.
Soms moeten bezoekers zelf informatie invoeren of selecteren. De AI-receptionist kan dan een deel van de interactie overdragen aan een digitaal proces op het scherm. Via het schermtoetsenbord of de keuzemogelijkheden voert de bezoeker de nodige gegevens in om verder te gaan.
Het onthaal stopt niet zodra de bezoeker geïdentificeerd is. De AI-receptionist kan ook aangeven waar iemand vervolgens naartoe moet en een routebeschrijving of andere informatie over het bezoek, het bedrijf of het gebouw geven.
Een receptie is een fysieke omgeving. Daarom is de Teleportel AI-receptionist geen op zichzelf staande AI-toepassing. AI-receptie is een van de kerntechnologieën van het Teleportel Intelligent Hybrid Platform: een bredere onthaaloplossing die drie complementaire technologieën combineert.
AI voert gesprekken en helpt bezoekers bij vragen en routinematige onthaalverzoeken wanneer het systeem met voldoende zekerheid de juiste reactie kan bepalen.
Niet elke interactie hoeft mondeling te verlopen. Bezoekers kunnen indien nodig rechtstreeks op het scherm gegevens invoeren, keuzes maken of een deel van het onthaalproces doorlopen. Dat is bijzonder nuttig wanneer persoonlijke of andere gevoelige informatie buiten het AI-gesprek moet blijven.
Soms heeft een bezoeker gewoon een echte medewerker nodig. Dan kan de receptie een livevideoverbinding tot stand brengen met een receptionist of medewerker op een andere locatie. Die verbinding is ontworpen voor veilige communicatie van hoge kwaliteit met nauwelijks merkbare vertraging.
AI wanneer het helpt. Digitale processen waar gepast. Menselijke ondersteuning wanneer het ertoe doet.
Deze hybride aanpak laat AI geschikte onderdelen van het onthaal automatiseren, terwijl alternatieve manieren beschikbaar blijven om het bezoekerstraject af te ronden, waaronder een livevideoverbinding met een medewerker op een andere locatie.
Een autonome receptie betekent niet dat elke beslissing aan AI moet worden overgelaten.
Wanneer de AI-receptionist voldoende zeker is van de vraag en het gepaste antwoord, kan hij de bezoeker verder helpen.
Wanneer extra informatie of menselijk inzicht nodig is, kan het onthaalproces worden aangepast.
De bezoeker kan gevraagd worden gegevens in te voeren, op het scherm een keuze te maken, een document of code te scannen of contact op te nemen met een echte receptionist.
AI opent nieuwe mogelijkheden voor het onthaal, maar vraagt ook een andere benadering van bezoekersgegevens.
Teleportel kan conversationele AI combineren met veilige gegevensinvoer op het scherm.
Waar gepast voeren bezoekers persoonlijke informatie rechtstreeks in het digitale onthaalproces in, in plaats van die tijdens het AI-gesprek te delen. De gegevens worden vervolgens opgeslagen op afzonderlijke, beveiligde servers.
Dankzij deze architectuur kunnen organisaties bepaalde bezoekersgegevens gescheiden houden van de AI-conversatie en meer controle behouden over de gegevensstromen in het onthaalproces.
Eén technologie. Verschillende bezoekerservaringen.
Er is geen universeel antwoord. Elke receptie, organisatie en cultuur is anders. Daarom biedt Teleportel verschillende soorten avatars, zodat de visuele ervaring aansluit bij uw organisatie, huisstijl en bezoekerstraject. U kunt kiezen tussen menselijk ogende en abstracte digitale avatars, met aandacht voor de EU AI Act.
Terwijl onze levensechte avatar bezoekers een vertrouwd gezicht biedt, maken onze duidelijk digitale alternatieven de aard van de interactie meteen herkenbaar. Kies de menselijk ogende avatar of een digitale AI-oplossing die past bij uw receptie en de toepasselijke regelgeving.
Een abstracte animatie, bijvoorbeeld een bewegende gele bol, stelt de AI voor terwijl die spreekt. Het systeem toont wanneer het luistert, nadenkt, gegevens zoekt, communiceert of een andere actie uitvoert. Dit is de voordeligste oplossing. De bezoeker begrijpt onmiddellijk dat hij met AI communiceert.
Een digitale menselijke figuur biedt een persoonlijkere visuele ervaring, maar blijft duidelijk herkenbaar als digitale weergave. De bezoeker ziet meteen dat het geen echte persoon is, ook al lijkt de avatar menselijk. Dit is de oplossing in de middelste prijsklasse.
Beeldmateriaal van een echte persoon kan een bijzonder natuurlijk visueel welkom en gesprek creëren met constante beeld- en geluidskwaliteit. De avatar lijkt een echte persoon, maar is dat niet: het is een menselijke AI-avatar. De productiekosten liggen hoger dan bij de digitale en abstracte avatar.
Verschillende avatars kunnen in verschillende fasen van het bezoekerstraject worden ingezet. De juiste keuze hangt af van uw omgeving, bezoekers en gewenste ervaring.
Een bezoekerstraject kan zo eenvoudig zijn.
De receptie verwelkomt de bezoeker.
De bezoeker kiest de gewenste gesprekstaal.
De AI-receptionist bepaalt de reden van het bezoek.
Afhankelijk van de vraag kan AI antwoorden, de bezoeker begeleiden, een afspraak opzoeken, een registratie starten, helpen bij een levering, de weg wijzen of een ander passend proces opstarten.
Als de situatie menselijke hulp vereist, kan de bezoeker via livevideo worden verbonden met een receptionist of medewerker op afstand.
Eén scherm maakt meerdere bezoekerstrajecten mogelijk.
De AI-receptionist staat doorgaans niet op zichzelf, maar maakt deel uit van het Teleportel Intelligent Hybrid Reception-platform. In dit flexibele ecosysteem komen AI, geautomatiseerde digitale receptiefuncties en live receptie op afstand via video samen in één gestroomlijnde, volledig op uw organisatie afgestemde bezoekerservaring. Het is een misverstand dat AI of hybride platformen menselijke receptionisten noodzakelijk volledig vervangen. Ze kunnen juist samenwerken: de AI-receptionist ondersteunt uw bestaande onthaalteam. Door repetitieve taken zoals aanmelden, registreren, meldingen versturen en standaardvragen te automatiseren, krijgen medewerkers meer ruimte voor taken met hogere toegevoegde waarde en blijft het onthaal efficiënt functioneren.
Een AI-receptionist gebruikt artificiële intelligentie om met bezoekers te communiceren en hen door veelvoorkomende onthaalsituaties te begeleiden. Bij Teleportel kan AI worden gecombineerd met digitale processen op het scherm en livevideo-ondersteuning door een echte medewerker.
De bezoeker wordt verwelkomd en kan een taal kiezen. De AI-receptionist vraagt vervolgens waarmee hij kan helpen. Afhankelijk van de vraag zet het systeem het AI-gesprek voort, start het een digitaal onthaalproces of brengt het via livevideo contact tot stand met iemand op een andere locatie.
Dat kan, maar hoeft niet: u beslist. Teleportel combineert AI-automatisering met de mogelijkheid van live menselijke ondersteuning. Vaak is er een receptionist aanwezig en fungeert AI als ondersteuning bij drukte of afwezigheid. De AI-receptionist werkt dan als een altijd beschikbare collega naast het onthaalteam. AI kan geschikte interacties afhandelen en situaties die menselijke tussenkomst vragen via livevideo doorgeven aan een medewerker. Bij eenvoudige processen is menselijke tussenkomst soms niet nodig, maar u bepaalt zelf hoeveel persoonlijk onthaal u wilt. U kunt ook per bezoekerstype een ander proces instellen: bijvoorbeeld volledig digitaal voor vergeten badges of leveringen, en een echte receptionist — ter plaatse of op afstand — voor klanten en sollicitanten.
De bezoeker hoeft niet uitsluitend op een AI-antwoord te vertrouwen. Afhankelijk van het onthaalproces kan hij informatie op het scherm invoeren of selecteren, of contact krijgen met een echte medewerker via een hoogwaardige livevideoverbinding of een gewoon telefoongesprek. U bepaalt zelf het proces en de terugvalopties.
Het onthaal kan bezoekers in verschillende talen ondersteunen. Interactieve vertaling in realtime vergemakkelijkt bovendien de communicatie tussen een bezoeker en een receptionist op afstand die niet dezelfde taal spreken.
Nee. Het onthaal kan zo worden ingericht dat bepaalde persoonlijke of gevoelige informatie rechtstreeks via een digitaal schermproces wordt ingevoerd, buiten het AI-gesprek om. De precieze gegevensarchitectuur en verwerkingsvereisten hangen af van de implementatie en uw wensen.
Ja. Livevideo of een telefoongesprek kan in het onthaalproces worden geïntegreerd, zodat bezoekers kunnen communiceren met een receptionist of medewerker op een andere locatie.
Kies de menselijke avatar voor een persoonlijk onthaal met het beeld van een echte persoon, de digitale avatar voor een menselijk ogende digitale gastheer of -vrouw, of de abstracte avatar voor een duidelijk niet-menselijke AI-presentatie. Voorbeelden staan hoger op deze pagina. Geen twee recepties zijn identiek. Daarom biedt Teleportel geen standaardpakket, maar een flexibele combinatie van oplossingen. De Teleportel Reception Suite omvat 54 beschikbare bouwstenen, waarvan de AI-receptionist er één is. Samen met een Teleportel-expert stemt u de onderdelen af op uw processen, voor een volledig op maat gemaakte onthaalervaring.
Uw stijl, processen en vereisten rond beveiliging en privacy zijn uniek. U bepaalt het onthaalproces, de uitstraling en het ontwerp van de AI-agent, receptiekiosken en schermindelingen, afgestemd op uw functionele en esthetische wensen.
Daarom is een AI-receptie meer dan een chatbot aan de ingang. Teleportel combineert AI-receptie, digitale receptie en receptie op afstand tot een bezoekerservaring op maat. U betaalt alleen voor de functies die u daadwerkelijk gebruikt, wat de oplossing compleet én kostenefficiënt maakt.
