Just-in-Time
(J.I.T.)-receptie
Wanneer de principes van J.I.T. correct en consequent worden toegepast, op recepties, kan dit leiden tot:
- R.O.I. < 1 year
- Besparing op personeelsinzet tot 80%
- Bezoekerstevredenheid: 10/10
Wanneer de principes van J.I.T. correct en consequent worden toegepast, op recepties, kan dit leiden tot:
JIT is een managementfilosofie die sinds de jaren 70 wordt toegepast in Japanse productiebedrijven en vervolgens wereldwijd is overgenomen. Grote ondernemingen zoals Toyota, McDonalds, Apple, Domino's en Federal Express zijn slechts enkele voorbeelden. De voordelen zijn aanzienlijk: hogere productiviteit, sterk lagere kosten en uitzonderlijke kwaliteit. JIT is ook toepasbaar op dienstverlening en dus op receptiediensten.
JIT is veel meer dan 'op tijd leveren'. JIT (soms ook BIG JIT genoemd) is een bedrijfsfilosofie met als fundamenteel doel het elimineren van verspilling. Verspilling is alles boven de minimale hoeveelheid apparatuur en tijd die absoluut noodzakelijk is om waarde aan de dienstverlening toe te voegen. 'Waarde' is de functionaliteit, bruikbaarheid of betekenis zoals
die door de klant wordt ervaren.
De twee sleutelbegrippen zijn 'eliminatie van verspilling' en 'waarde voor de gast'. Het eerste draait om het vermijden van tijd voor niet-essentiële interacties; het tweede om persoonlijke dienstverlening op maat voor de gast. Teleportel heeft deze succesvolle filosofie geïntegreerd in de JIT-receptie. Kort samengevat:
Wanneer de gast arriveert, is de receptiedienst onmiddellijk beschikbaar. Altijd. Geen gast blijft zonder hulp en niemand hoeft te wachten. De dienstverlening is warm en persoonlijk. De gast voelt zich verwacht en welkom. De ervaring is zo eenvoudig mogelijk. Op basis van het type bezoeker of bezoek wordt receptiedienstverlening op maat aangeboden. De tevredenheid van gasten wordt gemeten om continu te verbeteren.
Het doel is de tijd van de receptionist alleen in te zetten wanneer dat absoluut noodzakelijk is. Wanneer er geen bezoeker in de lobby is, zit er geen receptionist achter de balie: inactieve tijd wordt geëlimineerd. Voor vooraf geselecteerde typen bezoekers, bijvoorbeeld eigen medewerkers of leveranciers, is een geautomatiseerd selfserviceproces beschikbaar.
Consistente receptiedienstverlening tegen de laagste kosten en met het hoogste serviceniveau voor de gast wordt bereikt door synchronisatie, balans en eenvoud.
'Synchronisatie en balans' verwijst naar het vermogen om de dienstverlening van de receptieservice in realtime af te stemmen op de verzoeken van bezoekers.
'Eenvoud': het doel is dat uw bezoeker nauwelijks hoeft na te denken: het proces moet zeer eenvoudig zijn. Eenvoud is ook essentieel voor de controle door receptionisten over het receptieproces. Daarom is de gebruikersinterface beperkt tot enkele intuïtieve, vanzelfsprekende knoppen. Speciale training is niet nodig. Zelfcontrole verbetert de prestaties en betrouwbaarheid van de receptiedienst. Zowel bezoekers als medewerkers participeren succesvoller wanneer het proces eenvoudig is.
Bekijk deze videoclip om te zien hoe het bovenstaande in een praktijksituatie werkt
Een belangrijk onderdeel van J.I.T. voor recepties is het continu verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening en de effectiviteit van het proces.
Vanaf dag 1 begint het proces van continue verbetering. Het systeem levert ruwe gegevens die in uw eigen spreadsheets kunnen worden geïmporteerd.
Deze gegevens bieden inzicht in alle kritieke succesfactoren en belangrijke aspecten van het receptieproces: het aantal bezoekers, het type bezoekers, het tijdstip van aankomst, de spreiding over de dag/week/maand/het jaar, locaties, wachttijden, verbindingstijden, tevredenheid van bezoekers, de gebruiksgraad van de kiosk, de bezettingsgraad van de medewerkers, enzovoort.
Er is geen eindstreep. Er is altijd ruimte voor verbetering.
Teleportel (sinds 2001) heeft 54 gespecialiseerde bouwstenen ontwikkeld voor recepties op afstand, digitale recepties en virtuele recepties. Afhankelijk van de specifieke vereisten worden ongeveer tien (10) van deze bouwstenen gebruikt voor de JIT-receptie. Het is niet mogelijk om alles in dit korte artikel toe te lichten. Neem contact op met Teleportel om te ontdekken wat JIT voor uw receptie kan betekenen.
