STANDAARD RECEPTIEFUNCTIES

De onderstaande lijst beschrijft de standaardfunctionaliteiten van de Teleportel-receptiesystemen.
U moet echter weten dat Teleportel sinds 2001 54 gespecialiseerde bouwstenen voor receptietoepassingen heeft ontwikkeld. We hebben ze hier niet allemaal vermeld. Voor elke receptiesituatie hebben we een direct beschikbare oplossing. Dit zijn de ‘Geavanceerde functies’.

Bovendien bouwt Teleportel elk receptiesysteem op maat, zodat het exact voldoet aan de eisen van onze klanten. Er bestaat geen ‘one size fits all’ voor uw specifieke behoeften en wensen. Wij leveren precies wat nodig is. Meer informatie is op aanvraag beschikbaar.

7 Basisfuncties

1. De schermindeling wordt aangepast aan uw huisstijl. U bepaalt hoe het display van de unit eruitziet. Dit omvat het logo, afbeeldingen, foto's, kleuren, lettertypen, drukknoppen, berichten, bewegende banners, enz. Ook in verschillende talen en voor verschillende bedrijven in hetzelfde gebouw of binnen dezelfde virtuele organisatie.
2. In de meest eenvoudige versie wordt de bezoeker verbonden met een receptionist op afstand. Standaard gebeurt dit via een hoogwaardige live videoverbinding. Voor wie liever niet in beeld verschijnt, kan de communicatie uitsluitend via audio plaatsvinden: eenrichtings- of tweerichtingsverkeer.
3. Er zijn 3 manieren om de oproep te starten: a) de bezoeker raakt het scherm aan, b) de bezoeker beweegt zijn/haar hand boven een bepaald deel van het scherm, of c) de bezoeker scant een QR-code (optioneel – zie hieronder).
4. Elk receptiesysteem wordt geleverd met een licentie voor 2 gelijktijdige receptionisten (‘agents’) die de receptiekiosk op afstand bedienen. Voor de agents is geen speciale hardware of software vereist.
5. De kiosk kan ‘Buiten dienst’ worden gezet (handmatig door de receptionist of automatisch op vooraf ingestelde tijden). In dat geval wordt op de kiosk een scherm ‘Wij zijn niet beschikbaar’ getoond, met instructies voor de bezoeker. Het touchscreen wordt gedeactiveerd. U bepaalt zelf de schermindeling.
6. De agent kan één bezoeker ‘in de wacht’ zetten wanneer tijdens een gesprek een andere bezoeker hulp nodig heeft. Aan de wachtende bezoeker kan een foto of video worden getoond, een audiobericht worden afgespeeld of andere door u gewenste content worden aangeboden.
7. De registratie van de bezoeker kan door de bezoeker zelf of door de agent worden uitgevoerd. De brandweerlijst wordt bijgewerkt. (Zie Pre-registratie hieronder voor naleving van de privacyregelgeving.)

10 Optionele functies

De volgende opties kunnen naar wens worden toegevoegd.

Badge- of ticketprinter

De zelfklevende badge of het ticket (voor wachtrijbeheer) wordt automatisch of door de receptionist geprint.

eID-lezer of paspoort

scanner, voor identificatie- en authenticatiedoeleinden.

Documentprinter

kan in de sokkel van de kiosk worden geïntegreerd of op het bureau worden geplaatst.

Melding

bij aankomst van de bezoeker ontvangt de contactpersoon een e-mail en/of sms-bericht. Als alternatief kan de receptiekiosk ook telefonisch verbinding maken met de contactpersoon (of met een receptionist of andere persoon).

Pre-registratie

De bezoeker ontvangt bij de uitnodiging een QR-code of pincode. Bij aankomst op de locatie scant de bezoeker de QR-code of voert de pincode in. De contactpersoon wordt op de hoogte gebracht (zie de stap hierboven). De bezoeker krijgt instructies op het scherm. De badge of het ticket kan automatisch worden geprint. Om de privacy te beschermen (GDPR, HIPAA, Privacy Shield, enz.) bieden wij aanvullende diensten en oplossingen. Deze extra maatregelen zijn ook van toepassing op de registratie (zie hierboven onder ‘7 Basisfuncties’).

Uitgelijnd oogcontact

Uw receptionist kan de bezoeker recht in de ogen kijken. Dit is heel anders dan bij andere videocommunicatiesystemen die u kent. Dit werkelijk uitgelijnde oogcontact maakt een groot verschil voor de bezoekerservaring. Het versterkt het gevoel dat uw receptionist op afstand daadwerkelijk aanwezig is.

Automatische avatar voor zelfbediening

Uw bezoeker kan volledig automatisch worden geholpen, zonder menselijke tussenkomst. Er zijn a) video-avatars, b) audio-avatars en c) dia-avatars. Dit kan een goede optie zijn voor ‘minder belangrijke bezoekers’, zoals medewerkers, bezorgers, enz., omdat dit de receptionist veel tijd bespaart. De receptionist houdt zich dan alleen bezig met ‘belangrijke’ bezoekers.

Routering

De oproep kan volledig automatisch worden doorgestuurd naar de meest geschikte beschikbare agent of andere resource, ongeacht de locatie. Oproepen kunnen ook worden doorgestuurd naar de mobiele telefoons van de receptionisten. Geen enkele bezoeker blijft ooit zonder hulp! De routering kan gebaseerd zijn op de taalkeuze (of een andere keuze) van de bezoeker en/of op de vaardigheden van de agents, die zich op dezelfde of op verschillende locaties bevinden.

Integratie met back-endsystemen

De kiosk kan communiceren met toegangscontrole- en andere databasesystemen. Bovendien kunnen zowel de receptiekiosk als de agent (op afstand) de lokale omgeving bedienen, bijvoorbeeld deuren, speedgates en liften openen.

De rapportagemodule

stelt u in staat gedetailleerde rapporten te genereren. Deze bevatten alle parameters die belangrijk zijn voor de kwaliteit en productiviteit van uw receptie, zoals het aantal bezoekers per tijdsperiode, wachttijden, tevredenheidsscores van bezoekers, bezettingsgraad van de agents, gebruik van de receptiekiosk, enz. Met deze informatie kunt u uw receptieproces voortdurend verbeteren en zorgen voor een optimale bezoekerservaring.

Geavanceerde functies

Teleportel biedt een breed scala aan functies, apparaten, software en aanvullende mogelijkheden die hierboven niet zijn vermeld. Heeft u een functie in gedachten die niet hierboven staat, of heeft u een andere behoefte, neem dan contact met ons op voor meer informatie. Wij hebben de oplossing voor uw uitdaging.