Self-storageklanten persoonlijk helpen en te woord staan is duur, omdat daarvoor op elke afzonderlijke locatie voortdurend een medewerker aanwezig moet zijn. Voor nieuwe klanten – die nog niet eerder op de locatie zijn geweest en klaar zijn om te worden 'omgezet' in betalende klanten – is die aanwezigheid nog belangrijker. Voor die 'conversie' zijn de nodige verkoopvaardigheden vereist. Uiteraard kan deze 'verkooptaak' niet worden verwacht van andere medewerkers die toevallig op dat moment ter plaatse zijn (schoonmaak-, technische of onderhoudsmedewerkers). Naast het informatie- en verkoopgedeelte van de functie moet ook de administratie worden afgehandeld (registratie, facturatie, betalingen, enz.). Daar komt nog bij dat er een ernstig tekort is aan geschoolde en gekwalificeerde arbeidskrachten.
De terugkerende kosten (personeel) verdwijnen nooit en blijven jaar na jaar stijgen. Deze stijgende kosten doen zich voor tegen de achtergrond van hevige concurrentie en neerwaartse druk op de prijzen.
Er komt een grens aan de mogelijkheden om creatief te differentiëren en zo als aanbieder van een unieke waardepropositie te worden gezien. Uiteindelijk blijven prijsverlagingen, promoties en gratis diensten over om nieuwe klanten aan te trekken en bestaande klanten te behouden. Maar dat heeft een directe impact op het bedrijfsresultaat.
Het is duidelijk dat dit op termijn geen haalbare optie is, zeker niet wanneer meerdere locaties en groeiplannen een rol gaan spelen.
De Teleportel Self Storage Reception Suite biedt alles wat u nodig hebt om uw klanten de best mogelijke service te bieden en tegelijkertijd de kosten tot het laagst mogelijke niveau te beperken. De vele functies en mogelijkheden zijn modulair beschikbaar. Met andere woorden: u kiest alleen de opties die nodig zijn om aan uw specifieke eisen te voldoen. Bovendien kunt u het proces en de configuratie in de loop van de tijd verder uitbreiden naarmate u nieuwe inzichten opdoet.
De essentie van de oplossing is dat wanneer een klant service nodig heeft, vrijwel onmiddellijk een gekwalificeerde medewerker van uw organisatie op het scherm verschijnt. Deze medewerker beschikt over de nodige vaardigheden en hulpmiddelen om de klant te helpen, ongeacht de locatie of de aard van de vraag. MAAR wanneer er GEEN KLANT bij de receptie is, hoeft er ook GEEN RECEPTIONIST aanwezig te zijn. Met andere woorden: de behoefte aan service wordt afgestemd op de beschikbaarheid van 'Front Office-servicemedewerkers' die zich in de backoffice bevinden. Om de betrokkenheid met uw klant te vergroten, verschijnt uw servicemedewerker onder de best mogelijke omstandigheden; precies alsof hij of zij fysiek aanwezig is. Persoonlijk contact op zijn best!
Met deze stappen kunt u de juiste oplossing voor uw specifieke eisen bepalen
Eerst moet u beslissen of u uw eigen hardware wilt gebruiken of liever professionele kiosken inzet (geleverd door Teleportel).
De eerste oplossing is voordelig en kan zeer snel worden geïmplementeerd, zelfs binnen één nacht.
Hier vindt u meer informatie over de doe-het-zelfreceptie. MEER INFORMATIE
Teleportel stelt self-storageorganisaties in staat hun doe-het-zelfreceptie aan te passen. Dat geldt niet alleen voor de schermindelingen en het daadwerkelijke 'customer journey'-proces, maar ook voor de 'uiterlijke vormgeving', oftewel de buitenkant (hoe deze 'videoreceptie' er fysiek uitziet). Hier ziet u een voorbeeld.
Volg deze link om de kiosken te bekijken die beschikbaar zijn voor Europa. Deze oplossing (d.w.z. een 'professionele kiosk') is robuuster en heeft een professionelere uitstraling. Bovendien kunt u met deze hardware extra randapparatuur integreren die nodig is om uw transactionele processen te ondersteunen. Afhankelijk van uw eisen zijn er kiosken voor buitengebruik en kiosken voor binnengebruik.
Volg deze link om de kiosken te bekijken die beschikbaar zijn voor Noord-Amerika
Wordt deze videoreceptie uitsluitend gebruikt voor informatie- en verkoopdoeleinden? Of wilt u ook transacties in het proces integreren? Denk bijvoorbeeld aan
Enkele voorbeelden van 'transactionele' kiosken. In al deze voorbeelden blijft de live video-interactie tussen uw 'medewerker' en de klant voortdurend behouden. Met andere woorden: uw medewerker communiceert in realtime met uw klant. 100% persoonlijk.
Ten derde moet u bepalen hoe uw 'backoffice'-medewerkers worden georganiseerd om via interactieve videocommunicatie als uw 'frontoffice' op te treden. Teleportel biedt een breed scala aan mogelijkheden om uw recepties op afstand te bemannen.
De meest gebruikelijke optie is dat uw medewerker zijn of haar eigen computer gebruikt. Er hoeft geen software te worden gedownload: dit is een cloudtoepassing en uw medewerker kan zich overal ter wereld bevinden: in het gebouw zelf, op een andere kantoorlocatie of thuis.
Wanneer de medewerker niet op de werkplek is, kan het videogesprek automatisch worden doorgeschakeld naar de smartphone, opnieuw ongeacht locatie of activiteit. OF als er geen IP-netwerk/-dienst beschikbaar is, kan het gesprek worden omgezet in een telefoongesprek (zonder video). Deze 'mobiele' opties zorgen ervoor dat geen enkele klant onnodig hoeft te wachten of zonder hulp achterblijft.
Sommige self-storagefaciliteiten maken ook gebruik van gespecialiseerde callcenters (d.w.z. outsourcing). Deze externe, opgeleide medewerkers worden volledig automatisch door het systeem ingeschakeld wanneer binnen een aanvaardbare termijn (bijvoorbeeld 30 seconden) geen eigen medewerker beschikbaar is, en/of voor service buiten kantooruren, en/of wanneer speciale vaardigheden vereist zijn (bijvoorbeeld een bepaalde taal).
Met het systeem kan uw medewerker een live videoverbinding tot stand brengen met de mobiele telefoon van uw klant en 'met de klant meelopen' door het gebouw, terwijl de live interactie doorgaat. Zo werkt het: na de live video-interactie bij de receptiekiosk stuurt de medewerker uw klant een privélink. De medewerker beëindigt de live video-interactie bij de kiosk en zet deze voort op de mobiele telefoon van de klant, zodat ze samen naar de juiste plek kunnen lopen.
Het aantal werkstations voor medewerkers en het aantal receptiekiosken is vrijwel onbeperkt. Er is geen echte limiet aan het aantal 'eindpunten'. Hoe meer locaties één medewerker op afstand kan bedienen, hoe efficiënter deze service vanzelfsprekend wordt. De medewerker kan eenvoudig tussen locaties 'schakelen' wanneer klanten op verschillende locaties tegelijkertijd service nodig hebben.
Voor verschillende soorten vragen van uw klanten kunt u verschillende backofficemedewerkers inschakelen. U kunt gespecialiseerde medewerkers inzetten voor het verkoopproces (voor nieuwe klanten), terwijl andere collega's worden ingeschakeld voor het administratieve gedeelte. Of u kunt medewerkers met verschillende talen inzetten. Dynamische 'routering' zorgt ervoor dat uw klant voor elke afzonderlijke vraag door precies de juiste medewerker wordt geholpen. Hierdoor kunt u uw klant op het touchscreen van de kiosk enkele keuzes aanbieden (bijvoorbeeld gewenste taal, reden van uw bezoek, eerste keer hier?, betaling?, informatie nodig?, enz.)
Deze functie voor 'routering op basis van vaardigheden' verbetert niet alleen uw serviceniveau aanzienlijk, maar zorgt er ook voor dat uw beschikbare medewerkers efficiënt worden ingezet.
De videocommunicatie verloopt via P2P en is versleuteld. Bovendien kunt u ervoor kiezen een private, dedicated server te gebruiken.
Op het gebied van cyberbeveiliging zijn er veel aspecten om rekening mee te houden. Veel van de door Teleportel ontwikkelde bouwstenen hebben betrekking op cyberbeveiliging.
We bespreken deze maatregelen niet op deze website, maar werken nauw samen met uw IT-team om volledige naleving van uw eigen beveiligingsnormen en -beleid te garanderen.
Met de rapportagemodule kunt u de kwaliteit van uw service en de doeltreffendheid van uw processen voortdurend verbeteren. Het systeem levert ruwe gegevens die u in uw spreadsheets kunt importeren. Deze informatie geeft u inzicht in alle kritieke onderdelen en belangrijke aspecten van het receptieproces: aantal bezoekers, type bezoekers, aankomsttijd, spreiding over de dag/week/maand/jaar, locaties, wachttijden, verbindingstijden, tevredenheidsniveaus van bezoekers, gebruiksgraad van de kiosk, bezettingsgraad, prestaties van medewerkers, enz.
Er is geen eindpunt: er is altijd ruimte voor verbetering.
