Dashboard Gebruikershandleiding

Overzicht

De Dashboard Applicatie is geïntegreerd met zowel het Registratieproces (bij de Kiosk - door de Gast) als het Pre-registratieproces (door de Host bij het uitnodigingen). De applicatie wordt vooral gebruikt door receptionisten, die zich op dezelfde locatie als de kiosk of op een andere plek kunnen bevinden. Deze cloud gebaseerde tool registreert:

  • Bezoekers met geplande afspraken
  • Bezoekers die zijn aangekomen
  • Bezoekers die momenteel in het gebouw zijn
  • Bezoekers die zijn vertrokken

Daarnaast maakt de applicatie het mogelijk om badges te printen.

Toegangsvoorwaarden

Om toegang te krijgen tot de applicatie, moet uw publieke IP-adres op de whitelist staan. Ga naar https://teleportel.com/ip en stuur uw IP-adres per mail naar: helpdesk@teleportel.com

Instructies voor inloggen

Wij raden aan om in te loggen met uw bedrijfs-ADFS, omdat dit de volgende voordelen biedt:

  • Verbeterde beveiliging
  • Wachtwoordbeheer onder toezicht van uw IT-afdeling
  • Toegang tot geavanceerde functies

Indien u in eerste instantie geen gebruik maakt van ADFS, kan Teleportel toegang bieden via het SAML 2.0-protocol, dat beperkter is.
Gebruik uw dashboardgegevens om in te loggen.



Het Dashboard Gebruiken

Commando knop

Klik op de knop UITVOEREN (bovenaan rechts) om je keuze te bevestigen en te starten.

Zoeken

Gebruik het zoekveld om specifieke informatie te vinden, zoals de naam van een bezoeker. gevolgd door

Gaststatus

Gebruik de keuzelijst Status om te filteren op gaststatus. Dit omvat:

  • Vooraf geregistreerd
  • Aangekomen
  • In het gebouw
  • Vertrokken

Datum Filter

Gebruik het keuzemenu Datum om te filteren op een bepaalde periode.

Registratieproces

Om een gast bij aankomst te registreren:

1. Klik op de knop (Voor)registratie

2. Vul het registratieformulier in en verstuur het.

Opmerking: Bij het invoeren van de naam van de gastheer, begint u met typen en selecteert u de juiste naam uit de keuzelijst.

Voorregistratie en Registratie

Als Dashboard-gebruiker hebt u de mogelijkheid om de gast te registreren of vooraf te registreren. Dit hangt af van het gewenste receptie proces. Bij het plaatsen van uw bestelling dient u uw specifieke wensen kenbaar te maken.

De gast vooraf registreren Wanneer een bezoeker arriveert maar nog niet is geregistreerd of vooraf is geregistreerd, kunt u de gast vooraf registreren door het hierboven beschreven aanmeldingsformulier in te vullen/in te dienen. Hierdoor verschijnt de gast in de kolom Status als volgt :

De gast ontvangt een e-mail met een QR-code of pincode om zich vooraf te registreren (om het inchecken te versnellen). Vervolgens moet de gast zich registreren bij de receptiekiosk.

Het registreren van de gast. Als u hiervoor kiest, kan de Dashboard-gebruiker de gast bij aankomst meteen registreren. In dat geval ontvangt de gast geen e-mail met een QR- of pincode en hoeft de gast zichzelf niet te registreren bij de kiosk. Om de gast direct te registreren, wordt hetzelfde registratieformulier gebruikt (zie hierboven).

Huidige Status Bekijken

Klik op de actie-knop om het actuele gastenregister te openen. Het register toont in real-time zowel:

  • REGISTRATIE bij aankomst, via kiosk geregistreerd)
  • VOORREGISTRATIE (geregistreerd vóór aankomst)

In de eerste kolom (Status) wordt aangegeven of de gast ter plaatse is geregistreerd (bij aankomst) of vooraf (voor aankomst).


Badge Printen & Registratiebeheer

Klik op de drie puntjes onder de kolom Actie om:

• Een badge te printen

• Een registratie te verwijderen

Badgegegevens

Voor vooraf geregistreerde bezoekers bevat de badge een QR-code en een pincode.

Bij registraties ter plaatse worden deze codes niet aangemaakt.

Rapport

Klik op de knop Downloaden om het huidige overzicht te exporteren in .csv-formaat.
U kunt dit bestand importeren in een spreadsheetprogramma om uw eigen rapporten te maken.

Uitloggen

Vergeet niet uit te loggen aan het einde van uw sessie.

Hulp nodig?

Neem contact op met helpdesk@teleportel.com